„Lykillinn að vel heppnuðum viðhaldsframkvæmdum er góður undirbúningur hússtjórnar; bæði varðandi úttekt á ástandi húseignarinnar, með vali á verktaka, gerð verksamninga og með öflugu eftirliti á framkvæmdatímanum,“ segir Þórhallur Sveinsson, þjónustufulltrúi hjá Eignaumsjón. Hann segir að nú sé rétti tíminn fyrir stjórnir húsfélaga að byrja að huga að framkvæmdum næsta sumars.

„Viðhaldsþörf húseigna byrjar að tikka strax og byggingu þeirra er lokið og því bendum við gjarnan þeim húsfélögum sem eru í þjónustu hjá okkur á að huga fyrr en seinna að viðhaldsframkvæmdum og safna í viðhalds- og framkvæmdasjóð til að lækka innheimtur á eigendur, þegar til framkvæmda kemur,“ segir Þórhallur. Hann bætir við að það sé góð „þumalputtaregla“ fyrir stjórnir húsfélaga að yfirfara húseignina a.m.k. einu sinni á ári og framkvæma strax viðgerðir ef með þarf.

„Það á t.d. við um leka og annað það sem skemmir hratt út frá sér. Þá þarf stjórn húsfélagsins að bregðast strax við og útvega verktaka sem getur annast viðgerð hratt og vel. Að sjálfsögðu aðstoðum við félög sem eru hjá okkur í þeim efnum.“

Mikilvægt að standa rétt að ákvarðanatöku

Undirbúningur og ákvarðanir um stærri viðhaldsframkvæmdir hjá húsfélögum taka alla jafnan nokkurn tíma. Stjórnir húsfélaga og eigendur þurfa bæði að vega og meta viðhaldsþörf, forgangsröðun og eigin fjárhagsgetu. Í því ferli er samráð eigenda á löglega boðuðum húsfundum, þar sem rétt er staðið að ákvarðanatöku, lykillinn að farsælli niðurstöðu.

„Við ráðleggjum stjórnum húsfélaga sem stefna á umfangsmeiri viðhaldsframkvæmdir að gæta þess að boða til löglegs fundar með eigendum þar sem ástand eignar og viðhald næstu ára er fundarefnið. Fyrsta skrefið er að veita stjórn heimild til að ráða fagaðila til að gera ástandsskýrslu ásamt kostnaðarmati vegna viðgerða. Þær niðurstöður þarf síðan að kynna eigendum á öðrum húsfundi og taka þar ákvörðun um forgang viðhaldsverkefna og veita stjórn heimild til að afla tilboða í verkið. Tilboðin sem berast eru svo kynnt á þriðja húsfundinum, með sundurliðun á aðgerðum og kostnaði. Næst er svo að taka ákvörðun, annað hvort á sama húsfundi eða sérstökum fundi, um hvaða tilboði skuli taka og semja í framhaldinu við verktakann sem á tilboðið sem tekið er, sem og um eftirlit með framkvæmdunum.“

Tímabært að byrja að undirbúa viðhaldsframkvæmdir næsta sumars

Þórhallur áréttar jafnframt að oftar en ekki þurfi að halda þó nokkra húsfundi, áður en endanleg niðurstaða og ákvörðun liggur fyrir og því sé tímabært að byrja undirbúningsvinnuna núna, ef stefnt er að framkvæmdum næsta sumar. Þá megi ekki gleyma því að ef húsfélögin vilji tryggja sér verktaka á þeim tíma sem húsfélaginu hentar, þarf að leita tilboða tímanlega.

„Við hjá Eignaumsjón leggjum að sjálfsögðu húsfélögum sem eru í þjónustu hjá okkur lið í þessu ferli, bæði við boðun funda, undirbúning viðhaldsframkvæmda og öflun tilboða frá fagaðilum í ástandsmat vegna slíkra framkvæmda, til að tryggja að rétt sé staðið að öllu ákvarðanatökuferlinu.“