Góður undirbúningur hússtjórnar, bæði varðandi úttekt á ástandi húseignarinnar, vali á verktaka og gerð verk- og eftirlitssamninga fyrir framkvæmdatímann er lykillinn að vel heppnuðum viðhaldsframkvæmdum húsfélaga.

Undirbúningsferli viðhaldsframkvæmda tekur á bilinu 5-8 mánuði og því er ekki seinna vænna fyrir stjórnir húsfélaga að huga að þessum málum, ef fara á í framkvæmdir næsta sumar.

Ekki bíða of lengi með viðhald

„Við leggjum ríka áherslu á að huga að reglubundnu viðhaldi til lengri tíma, ekki síst með tilliti til fjármögnunar viðhaldskostnaðar en „íslenska aðferðin“ hefur lengi verið sú að bíða með viðhald og viðgerðir þar til í óefni er komið, með tilheyrandi aukakostnaði og óþægindum fyrir bæði íbúa og stjórn húsfélagsins, segir Þórhallur Sveinsson, þjónustufulltrúi hjá Eignaumsjón.

Það er góð „þumalputtaregla“ fyrir stjórnir húsfélaga að yfirfara húseignina a.m.k. einu sinni á ári og fara strax í viðgerðir, ef með þarf.

„Það á t.d. við um leka og annað það sem skemmir hratt út frá sér. Stjórn þarf að bregðast strax við og útvega verktaka sem getur annast viðgerð bæði hratt og vel. Að sjálfsögðu aðstoðum við okkar félög í þeim efnum.“

Mikilvægt að standa rétt að ákvarðanatöku

Undirbúningur og ákvarðanir um stærri viðhaldsframkvæmdir taka alla jafnan nokkurn tíma hjá húsfélögum. Stjórn og eigendur þurfa að vega og meta bæði viðhaldsþörf, forgangsröðun og eigin fjárhagsgetu. Í þessu ferli er samráð eigenda á löglega boðuðum húsfundum lykillinn að farsælli niðurstöðu og tryggir að rétt er staðið að ákvarðanatöku.

„Við ráðleggjum eindregið stjórnum húsfélaga sem ætla að fara í umfangsmeiri viðhaldsframkvæmdir að gæta þess að boða til löglegs fundar með eigendum, þar sem ástand sameignar og viðhald næstu ára er fundarefnið. Stjórn þarf samþykki fyrir að taka tilboði í ástandsmat, en má sækja tilboð og leggja fyrir fund. Þær niðurstöður þarf að kynna eigendum á húsfundi og taka ákvörðun um forgang viðhaldsverkefna og að veita stjórn heimild til að afla tilboða í verkið,“ bætir Þórhallur við.

Tilboðin sem berast þarf að kynna á þriðja húsfundinum, með sundurliðun á aðgerðum og kostnaði. Einnig þarf að taka ákvörðun, annað hvort á sama húsfundi eða sérstökum fundi, um hvaða tilboði skuli taka og semja í framhaldinu við verktakann sem á tilboðið sem tekið er, sem og um eftirlit með framkvæmdunum. Í framhaldinu gerir stjórn samninga við verktaka og eftirlitsaðila og þá geta framkvæmdir hafist, samkvæmt samþykktri forgangsröðun.

Til þjónustu reiðubúin

„Við hjá Eignaumsjón getum að sjálfsögðu aðstoðað húsfélög sem eru í þjónustu hjá okkur í þessu ferli, bæði við boðun funda, greiningu á viðhaldsframkvæmdum og öflun tilboða frá fagaðilum í ástandsmat vegna slíkra framkvæmda, til að hjálpa til við að tryggja að rétt sé staðið að öllu ákvarðanatökuferlinu,“ segir Þórhallur að lokum.