Um 130 gestir mættu í dag á vel heppnaðan vorfund Eignaumsjónar fyrir formenn, stjórnarmenn og skoðunarmenn reikninga hjá hús- og rekstrarfélögum, sem eru í þjónustu hjá fyrirtækinu, auk þess sem 62 gestir mættu rafrænt á fundinn.
Á fundinum var farið yfir hlutverk og ábyrgð stjórna hús- og rekstrarfélaga, þjónustu Eignaumsjónar og samstarfið fram undan, nú þegar aðalfundum á vegum fyrirtækisins er að mestu lokið og nýjar stjórnir hafa tekið til starfa í félögum, eða sitjandi stjórnir fengið endurnýjað umboð til áframhaldandi starfa.
Hlutverk stjórna og þjónusta Eignaumsjónar
Páll Þór Ármann, forstöðumaður þjónustusviðs Eignaumsjónar, fór yfir hlutverk húsfélags og stjórna fjöleignarhúsa og formanns, upplýsingaskyldu stjórna gagnvart eigendum og hlutverk skoðunarmanna reikninga, eins og þau eru skilgreind, m.a. í lagagreinum 66-73 í fjöleignarhúsalögunum.
Páll fór einnig yfir hlutverk Eignaumsjónar, sem er í raun skrifstofa húsfélaga og sér um dagleg samskipti við félagsmenn, þjónustuaðila og banka, í samræmi við þjónustuleið húsfélagsins, sem og viðbótarþjónustu sem er í boði, s.s. húsumsjón og þjónustu vegna rafhleðslumála.
Öryggi, gagnagrunnar og Húsbók
Upplýsingatæknistjóri Eignaumsjónar, Emil Hilmarsson, fór yfir öryggismál bæði gagnvart viðskiptavinum og verndun gagna og gagnagrunna. Hann kynnti m.a. nýlega samþykkta persónuverndarstefnu Eignaumsjónar, sem sett er í takt við ákvæði laga nr. 90/2018um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga. Jafnframt hefur Eignaumsjón sett sér öryggistefnu, til að tryggja öryggi gagna og fyrirtækið er líka komið með netöryggistryggingu ef það yrði skaðabótaskylt vegna mögulegar áfalla.
Emil kynnti einnig miðlægan gagnagrunn félagsins þar sem haldið er utan um alla þjónustu fyrirtækisins. Hann sagði einnig stuttlega frá verkbókhaldi fyrirtækisins, sem heldur til haga öllum verkbeinum sem berast félaginu, jafnframt því að kynna Húsbókina, sem mikill áhugi var á. Húsbókin er mínar síður eigenda í hús- og rekstrarfélögum sem eru í þjónustu Eignaumsjónar og auðveldar öll samskipti við fyrirtækið þegar félagsmenn húsfélaga skrá sig þar inn.
Fjármál húsfélaga
Síðasti ræðumaður dagsins var framkvæmdastjóri Eignaumsjónar, Daníel Árnason, sem kynnti hvernig Eignaumsjón heldur utan um fjármál hús- og rekstrarfélaga. Fór hann yfir lög og reglur varðandi samþykkt útgjalda húsfélaga, reglur um samþykkt reikninga af hálfu stjórna og greiðslufyrirkomulag þeirra, umsýslu og ávöxtun fjármuna hjúsfélaga og birtingu fjárhagsupplýsinga í margnefndri Húsbók, annars vegar til eigenda og hins vegar til stjórna húsfélaga, svo nokkuð sé nefnt.
Jafnframt áréttaði Daníel að til að tryggja öryggi í meðferð fjármála væri fyrirtækið t.d. ekki með sama starfsfólk í að greiða reikninga og færa bókhald, sömuleiðis væri félagið komið með starfsábyrgðartryggingu sem bæti tjón sem félagið gæti valdið þriðja aðila, auk þess sem reglulega væru gerðar úttektir á vegum endurskoðenda á öryggi og meðferð fjármuna og persónuverndarmálum fyrirtækisins.
Að loknum framsöguerindum var opnað fyrir fyrirspurnir og ábendingar um hvað betur mætti gera í þjónustunni. Einnig gafst fundargestum tækifæri að loknum fundi til að ræða við starfsfólk Eignaumsjónar um málefni síns félags.
Viljum gera enn betur
„Við erum mjög ánægð með þann áhuga sem þessi góða mæting forsvarsmanna húsfélaga á vorfundinn endurspeglar,“ sagði Daníel Árnason framkvæmdastjóri. Með fundinum erum við að efla upplýsingaflæði til stjórnenda húsfélaga, ekki síst þeirra sem eru að sinna stjórnarsetu í húsfélagi í fyrsta sinn. Svona þjónusta er samspil okkar og stjórnenda. Þessi fyrsti vorfundur okkar er að mínu mati staðfesting á að viðskiptavinir okkar hafa tiltrú á því sem við erum að gera – og við viljum gera enn betur!“
