Aðalbókari Eignaumsjónar er Skagakonan Guðrún Helga Guðjónsdóttir, kölluð Dúna heima á Akranesi þar sem hún er fædd og uppalin. Hún er menntuð viðskiptafræðingur frá HR og hefur einnig lokið námi sem viðurkenndur bókari frá sama skóla. Guðrún kom til liðs við Eignaumsjón í ársbyrjun 2017 frá Norðuráli, þar sem hún hafði unnið í tæp 10 ár við bókhald, en þar áður starfaði hún hjá bókhaldsskrifstofu á Skaganum.

Á þeim tæpu fjórum árum sem liðin eru frá því að Guðrún kom til starfa hjá Eignaumsjón hefur starfsmannafjöldinn rúmlega tvöfaldast og umsvifin aukist enn meir, en alls eru nú um 14.500 íbúðir/einingar í umsjón Eignaumsjónar. „Hér er hresst og skemmtilegt starfsfólk og keyrslan töluverð, sérstaklega á aðalfundatímanum, sem við venjulegar kringumstæður er frá ásbyrjun til aprílloka,“ segir Guðrún en þá er í mörg horn að líta hjá henni við frágang á ársreikningum og uppgjörum.

Öflugur tæknibúnaður einfaldar flókin rekstrauppgjör

Í stóru deildaskiptu heildarhúsfélögunum sem fer stöðugt fjölgandi, enda fjárhagslega hagkvæmara fyrir eigendur að vera í einu heildarfélagi en mörgum minni félögum tengdum sömu húseigninni, er t.d. bara einn ársreikningur fyrir heildina. „Jafnframt fer þá líka fram uppgjör á raunkostnaði og skiptingu hans niður á stigaganga og íbúðir í samræmi við eignarhlut hvers og eins. Í þessum uppgjörum koma jafnvel frávik sem myndast hafa þar sem raunkostnaður hefur breyst frá áætluðum kostnaði og þá tryggjum við að eigendur í einum stigagangi séu örugglega ekki að borga fyrir nágranna sína í öðrum stigagangi,“ bætir Guðrún við.

Mikil hugbúnaðar- og tölvuvæðing sem átt hefur sér stað hjá Eignaumsjón á undanförnum árum er lykillinn að því að þessi oft flóknu rekstraruppgjör standist upp á krónur og aura. Öflugt verkbókhald, sem heldur m.a. utan um allar upplýsingar og samskipti við viðskiptavini, skiptir einnig sköpum í samskiptum við stjórnir húsfélaga og skoðunarmenn reikninga í ársreikninga- og uppgjörsvinnunni. Þannig er strax stofnað verk með viðkomandi aðilum þegar ársreikningur og uppgjör eru tilbúin sem tryggir m.a. að staðan á viðkomandi verkefnum er ávallt rekjanleg.

Allt breyttist með COVID-19

Kórónafaraldurinn setti heldur betur strik í reikninginn varðandi aðalfundi húsfélaga á þessu ári. Í vor var frestur til að ljúka fundum framlengdur til októberloka og í haust var svo tilkynnt að aðalfundum húsfélaga sem er enn ólokið skuli lokið fyrir apríllok 2021, annað hvort sem sérfundi eða með því að sameina hann aðalfundi fyrir árið 2021.

„Þetta hefur auðvitað gjörbreytt allri minni vinnu, álagið í vor varð minna en ársfundauppgjörin dreifðust á móti á lengri tíma. Svo er það bara öðruvísi að vinna svona verkefni að hluta til í fjarvinnu að heiman. Það er ekki það sama að geta bara skotist í skjalgeymsluna og kíkt í möppur eftir upplýsingum og þurfa að láta aðra leita að slíkum upplýsingum fyrir sig. Þar er auðvitað Teams alger bjargvættur. Svo hef ég bara aðlagað mig að þessari stöðu, tek til hliðar verkefni sem gott er að vinna í fjarvinnu en leysi svo önnur verkefni þegar ég er á skrifstofunni.“ Aðspurð segist Guðrún auðvitað finna aðeins fyrir því að vera í minni samskiptum við vinnufélagana.

„Ég er vissulega stundum pínu leið í lok vinnuvikunnar heima, ég er miklu einangraðri og hitti bara heimilisfólkið en á móti kemur að vinnudagurinn er styttri heima, þar sem ég er þá ekki að keyra á milli,“ bætir Guðrún við en hún býr á Akranesi ásamt manni sínum. Þau eiga tvö uppkomin börn, sem búa líka á Skaganum og barnabörnin eru orðin þrjú talsins.

Aksturinn minn gæðatími

„Það er mjög gott að búa á Akranesi og það hefur bara gengið vel að þvælast á milli þessi fjögur ár sem ég hef verið hjá Eignaumsjón,“ segir Guðrún, sem auðvitað ferðast um á rafmagnsbíl til að halda ferðakostnaði í lágmarki, auk þess sem það er líka umhverfisvænna. Aksturinn tekur að jafnaði um þrjú korter hvora leið og aðspurð, hvort þetta sé ekki lýjandi til lengdar, segist hún ekki hafa spáð neitt í það fyrr en kórónaveirufaraldurinn kom til.

„Aksturinn fram og til baka hefur þannig séð verið minn gæðatími. Þegar ég er ein á ferð ræður tónlistin ríkjum en þegar dóttir mín og tengdadóttir, sem báðar stunda nám í borginni, fljóta með þá erum við ýmist að spjalla saman, hlusta á útvarp eða bara að slaka á og njóta þagnarinnar. Nú er þetta hins vegar töluvert breytt þar sem ég hef verið að vinna heima aðra hvora viku vegna COVID-19.“

Fór hringinn í sumar eins og flestir landsmenn

Kórónaveiran hefur heldur betur einnig breytt því hvernig Guðrún er að haga frítíma sínum og ferðalögum.

„Við höfum farið reglulega erlendis , ýmist í sól og slökun, borgarferðir eða annarskonar ferðir, m.a. á HM í Rússlandi en í fríinu í sumar fórum við bara í bústað í viku með fjölskyldunni. Svo lögðum við hjónin land undir fót og fórum hringinn og nýttum okkur tilboð sem voru í boði á hótelgistingu.“ Mestum tíma vörðu þau á Norður- og Austurlandi, enda langt síðan þau höfðu heimsótt þá landshluta. Veðrið lék við þau allan tímann en það gat verið „smá púsl“ að finna gistingu, þar sem svo margir aðrir voru að keyra hringinn á sama tíma.