Ríflega 100 gestir, 66 í sal og 41 á Teams, mættu á vorfund Eignaumsjónar í gær með stjórnendum hús- og rekstrarfélaga sem eru í þjónustu hjá fyrirtækinu. Tilefni fundarins var fara yfir rekstur húsfélaga og þjónustuna og samstarfið við Eignaumsjón, nú þegar aðalfundum er nú að mestu lokið á yfirstandandi fundartíð og nýjar stjórnir hafa tekið til starfa, eða sitjandi stjórnir fengið endurnýjað umboð.

Ágústa Katrín Auðunsdóttir, forstöðumaður fjármálasviðs, kynnti vörhús gagna; greiningarvinnu sem er hafin á rekstrarkostnaði fjöleignarhúsa en hvergi hérlendis er að finna jafn stórt gagnasafn um rekstur fjöleignarhúsa og hjá Eignaumsjón. Nefndi hún t.d. að bæði HMS og Grænni byggð hafi sýnt því áhuga að fá aðgang að slíkum upplýsingum.

Mestu viðhaldsútgjöldin í 21-40 ára húsum

Niðurstöður úr greiningunni sem Ágústa fór yfir á fundinum sýna m.a. að almennt er ekki safnað í mikla framkvæmdasjóði í nýrri fjöleignarhúsum. Hins vegar, þegar hús eru orðin 21-40 ára er oft kominn tími á stærri viðhaldsframkvæmdir og þá er jafnan meiri söfnun í gangi. Þá sýna gögnin að fjölbýlishús sem eru eldri en 41 árs, hafa mörg hver farið í gegnum miklar viðhaldsframkvæmdir og þá fari söfnun í framkvæmdasjóð aftur minnkandi, samanborið við söfnun í framkvæmdasjóð fyrir 21-40 ára gömul hús.

Fram kom einnig hjá Ágústu að þegar horft er á aðra stóra þætti húsgjalda, eins og tryggingar og hita, sjáist m.a. að viðmið í reiknilíkönum tryggingarfélaga hækki í takt við aldur húsa því líkur á tjóni séu taldar meiri í eldri húsum en nýrri. Hitatölur eru hins vegar hærri í nýjum húsum, sem kunni að skýrast af flóknari hitakerfum og snjóbræðslukerfum, sem og jafnvel stærri gluggum. Benti Ágústa á ýmis ráð til að lækka kostnað húsfélaga, fór yfir mismunandi sjóðstöðu húsfélaga og umræðu um samanburð á gjöldum húsfélaga. Þar er oft um að ræða þætti sem viðskiptavinir telja samanburðarhæfa en eru það ekki þegar betur er að gáð! Glærur Ágústu má skoða hér.

90% viðskiptavina í þjónustuleiðum Þ2 og Þ3

Fram kom í kynningu Páls Þórs Ármann, sem starfar við sölu og samskipti hjá Eignaumsjón, að um 90% allra hús- og rekstrarfélaga sem eru í þjónustu hjá Eignaumsjón nýti sér þjónustuleiðir Þ-2 eða Þ-3 í grunnþjónustu Eignaumsjónar. Til viðbótar við fjármálaþjónustu, sem er þjónustuleið Þ-1 og um 10% viðskiptavina nýta sér eingöngu, fela þjónustuleiðir Þ-2 og Þ-3 annars vegar í sér fjármála- og fundaþjónustu og hins vegar fjármála-, funda- og ráðgjafarþjónustu.

Hertar reglur banka gegn peningaþvætti hafa lagt verulega auknar kröfur á húsfélög um gagnaskil og staðfestingu stjórnarkjörs á aðalfundum húsfélaga og sagði Páll að fyrir vikið hafi fleiri félög verið að færa sig úr þjónustuleið Þ-1 í þjónustuleið Þ-2, til að auðvelda sér gagnaskil til banka, sem Eignaumsjón sér þá um.

Sérþjónusta Eignaumsjónar

Páll kynnti einnig Húsumsjón, Eignavöktun og Bílastuð, viðbótarþjónustuleiðir sem Eignaumsjón býður hús- og rekstrarfélögum, ef þörf er fyrir þannig þjónustu.

Húsumsjón, sem um 40 húsfélög eru þegar að nýta sér, snýr að reglubundnu eftirliti og umsjón með sameign húsfélags. Eignavöktun, sérþjónusta um aðgangsstýringar og öryggismál, var kynnt til sögunnar í mars á þessu ári og hefur hlotið góðar viðtökur að sögn Páls. Bílastuð, aðstoð við húsfélög sem vilja setja upp grunnkerfi fyrir rafbílahleðslu, hefur einnig mælst vel fyrir. Páll upplýsti að búið væri að vinna um 150 úttektir og verðkannanir, auk þess sem yfir 50 húsfélög hafi þegar gert samninga við Eignaumsjón um sjálfvirka innheimtu rafhleðslunotkunar með húsgjöldum viðkomandi notenda. Glærur Páls má skoða hér.

Samskipti við stjórnir og Húsbókin

Gunnþór S. Jónsson, forstöðumaður þjónustusviðs Eignaumsjónar, stiklaði á stóru um hlutverk Eignaumsjónar sem er í raun skrifstofa húsfélaga og sér um dagleg samskipti við félagsmenn, þjónustuaðila og banka, í samræmi við þá þjónustuleið sem viðkomandi húsfélag er í. Hann ítrekaði mikilvægi skilvirkra samskipta milli Eignaumsjónar og stjórna – og að fylgt væri reglum um samþykkt reikninga og greiðslu útgjalda, svo dæmi séu nefnd. Gunnþór fór enn fremur lauslega yfir hlutverk húsfélags, stjórna fjöleignarhúsa og formanns, upplýsingaskyldu stjórna gagnvart eigendum og hlutverk skoðunarmanna ársreikninga, samkvæmt skilgreiningu lagagreina 66-73 í fjöleignarhúsalögunum.

Gunnþór kynnti einnig Húsbókina – mínar síður eigenda, sem fór í loftið í október 2020 og hefur síðan verið í stöðugri þróun. Farið er inn í Húsbókina með því að smella á flipa uppi til hægri á heimasíðu Eignaumsjónar og skrá sig inn með rafrænum skilríkjum. Sýnt var hvernig Húsbókin er aðgengileg bæði stjórnum húsfélaga og eigendum, sem og þeim sem eigendur veita umboð til að fara inn með sínum aðgangi.

Vinna áfram tölfræði tengda fjöleignarhúsum

Framsöguerindin sem flutt voru á fundinum hafa nú verið gerð aðgengileg öllum sem hafa aðgang að Húsbókinni. Að lokinni framsögu urðu líflegar umræður þegar opnað var fyrir fyrirspurnir og ábendingar, undir stjórn Höllu Mjallar Stefánsdóttur fundarstjóra.

Lokaorðin á fundinum átti framkvæmdastjóri Eignaumsjónar, Daníel Árnason. Hann sagði tilgang samkomunnar að efla upplýsingaflæði til stjórnenda húsfélaga, ekki síst þeirra sem eru að sinna stjórnarsetu í fyrsta sinn. „Við viljum halda áfram þessum hádegisfundum með stjórnum og vona ég fundurinn í dag hafi gagnast þeim sem mættu,“ sagði Daníel og áréttaði að stefnt væri að því að vinna áfram kostnaðartölfræði tengda fjöleignarhúsum og nýta til gagns fyrir viðskiptavini Eignaumsjónar.