Hátt í þúsund aðalfundir húsfélaga og rekstrarfélaga eru á dagskrá hjá Eignaumsjón eftir áramót og fram til aprílloka 2025. Undirbúningur er nú í fullum gangi fyrir aðalfundi sem hefjast miðvikudaginn 8. janúar 2025.
„Það stefnir í um 300 fleiri aðalfundi en í fyrra og til að mæta því höfum við bætt laugardögum við sem fundardögum,“ segir Þór Gíslason, ráðgjafi hjá Eignaumsjón, sem er að púsla saman fundaplani aðalfunda ásamt þeim Ingibjörgu Önnu Björnsdóttur, Sigríði Guðmundsdóttur og Höllu Mjöll Stefánsdóttur.
„Við fluttum skrifstofuna okkar í haust á aðra hæðina á Suðurlandsbraut 30 og frá áramótum verður aðstaða fyrir allt að 120 manna fundi í nýjum fundarsölum okkar í bakhúsinu þar. Flestir aðalfundanna verða haldnir í fundarsölum okkar en einnig í fundarsölum úti í bæ eða í aðstöðu sem viðkomandi húsfélög leggja til.“
Rafræn boðun funda öruggust
Mikið er lagt upp úr réttri boðun aðalfunda, til að tryggja að fundirnir verði löglegir en boða skal til aðalfunda með minnst átta og mest 20 daga fyrirvara, með sannanlegum hætti.
„Öruggasta og skilvirkasta boðunarleið aðalfundar er með tölvupósti til eiganda sem skráður er í Húsbókina á heimasíðunni okkar. Við hvetjum því alla eigendur, sem hafa ekki virkjað Húsbókina til að gera það. Það er ekki flókið. Viðkomandi skráir sig inn í fyrsta sinn með því að smella á Húsbókarhnappinn efst til hægri á www.eignaumsjon.is, auðkennir sig með rafrænum skilríkjum og skráir inn netfang. Fundarboð eru send í bréfpósti á eigendur sem eru með lögheimili utan viðkomandi fasteignar en annars sér stjórn um að hengja upp fundarboð í sameign,“ segir Þór.
Málefni aðalfundar
Á aðalfundi skal fyrst og fremst ræða um innri málefni félagsins; afgreiða ársreikning og kostnaðar- og húsgjaldaáætlanir, kjósa félaginu stjórn og taka ákvarðanir um næstu áfanga í starfsemi viðkomandi félags.
„Við leggjum áherslu á að stjórnir og formenn fari vel yfir dagskrá aðalfunda og þau mál sem ræða þarf, s.s. viðhald og framkvæmdir, svo ákvarðanataka verði markviss og skýr,“ bætir Þór við og minnir jafnframt á að ef eigendur vilja að tiltekin mál verði tekin til umfjöllunar á aðalfundi, þurfi þeir að koma skriflegri ósk þar um til stjórnar með góðum fyrirvara, til að unnt sé að geta umræddra mála í fundarboði.
Aðalfundargögn aðgengileg í Húsbókinni
„Að lokum skal áréttað að fundargögn verða ekki lengur prentuð út þegar aðalfundir eru haldnir í fundarsölum Eignaumsjónar heldur varpað upp á skjá. Þessi breyting er liður í viðleitni okkar að sýna samfélagslega ábyrgð og draga úr pappírssóun,“ segir Þór, enda verða gögnin aðgengileg rafrænt í Húsbókinni tímanlega fyrir aðalfund, bæði ársreikningur fyrir árið 2024, kostnaðar- og húsgjaldaáætlun fyrir árið 2025, ásamt fundarboði og öðrum gögnum sem leggja á fyrir aðalfundinn.
