Vorfundur um þjónustuna og samstarfið við Eignaumsjón

Vorfundur um þjónustuna og samstarfið við Eignaumsjón

May 24, 2024 | Fréttir

Ríflega 100 gestir, 66 í sal og 41 á Teams, mættu á vorfund Eignaumsjónar í gær með stjórnendum hús- og rekstrarfélaga sem eru í þjónustu hjá fyrirtækinu. Tilefni fundarins var fara yfir rekstur húsfélaga og þjónustuna og samstarfið við Eignaumsjón, nú þegar aðalfundum er nú að mestu lokið á yfirstandandi fundartíð og nýjar stjórnir hafa tekið til starfa, eða sitjandi stjórnir fengið endurnýjað umboð.

Ágústa Katrín Auðunsdóttir, forstöðumaður fjármálasviðs, kynnti vörhús gagna; greiningarvinnu sem er hafin á rekstrarkostnaði fjöleignarhúsa en hvergi hérlendis er að finna jafn stórt gagnasafn um rekstur fjöleignarhúsa og hjá Eignaumsjón. Nefndi hún t.d. að bæði HMS og Grænni byggð hafi sýnt því áhuga að fá aðgang að slíkum upplýsingum.

Mestu viðhaldsútgjöldin í 21-40 ára húsum

Niðurstöður úr greiningunni sem Ágústa fór yfir á fundinum sýna m.a. að almennt er ekki safnað í mikla framkvæmdasjóði í nýrri fjöleignarhúsum. Hins vegar, þegar hús eru orðin 21-40 ára er oft kominn tími á stærri viðhaldsframkvæmdir og þá er jafnan meiri söfnun í gangi. Þá sýna gögnin að fjölbýlishús sem eru eldri en 41 árs, hafa mörg hver farið í gegnum miklar viðhaldsframkvæmdir og þá fari söfnun í framkvæmdasjóð aftur minnkandi, samanborið við söfnun í framkvæmdasjóð fyrir 21-40 ára gömul hús.

Fram kom einnig hjá Ágústu að þegar horft er á aðra stóra þætti húsgjalda, eins og tryggingar og hita, sjáist m.a. að viðmið í reiknilíkönum tryggingarfélaga hækki í takt við aldur húsa því líkur á tjóni séu taldar meiri í eldri húsum en nýrri. Hitatölur eru hins vegar hærri í nýjum húsum, sem kunni að skýrast af flóknari hitakerfum og snjóbræðslukerfum, sem og jafnvel stærri gluggum. Benti Ágústa á ýmis ráð til að lækka kostnað húsfélaga, fór yfir mismunandi sjóðstöðu húsfélaga og umræðu um samanburð á gjöldum húsfélaga. Þar er oft um að ræða þætti sem viðskiptavinir telja samanburðarhæfa en eru það ekki þegar betur er að gáð! Glærur Ágústu má skoða hér.

90% viðskiptavina í þjónustuleiðum Þ2 og Þ3

Fram kom í kynningu Páls Þórs Ármann, sem starfar við sölu og samskipti hjá Eignaumsjón, að um 90% allra hús- og rekstrarfélaga sem eru í þjónustu hjá Eignaumsjón nýti sér þjónustuleiðir Þ-2 eða Þ-3 í grunnþjónustu Eignaumsjónar. Til viðbótar við fjármálaþjónustu, sem er þjónustuleið Þ-1 og um 10% viðskiptavina nýta sér eingöngu, fela þjónustuleiðir Þ-2 og Þ-3 annars vegar í sér fjármála- og fundaþjónustu og hins vegar fjármála-, funda- og ráðgjafarþjónustu.

Hertar reglur banka gegn peningaþvætti hafa lagt verulega auknar kröfur á húsfélög um gagnaskil og staðfestingu stjórnarkjörs á aðalfundum húsfélaga og sagði Páll að fyrir vikið hafi fleiri félög verið að færa sig úr þjónustuleið Þ-1 í þjónustuleið Þ-2, til að auðvelda sér gagnaskil til banka, sem Eignaumsjón sér þá um.

Sérþjónusta Eignaumsjónar

Páll kynnti einnig Húsumsjón, Eignavöktun og Bílastuð, viðbótarþjónustuleiðir sem Eignaumsjón býður hús- og rekstrarfélögum, ef þörf er fyrir þannig þjónustu.

Húsumsjón, sem um 40 húsfélög eru þegar að nýta sér, snýr að reglubundnu eftirliti og umsjón með sameign húsfélags. Eignavöktun, sérþjónusta um aðgangsstýringar og öryggismál, var kynnt til sögunnar í mars á þessu ári og hefur hlotið góðar viðtökur að sögn Páls. Bílastuð, aðstoð við húsfélög sem vilja setja upp grunnkerfi fyrir rafbílahleðslu, hefur einnig mælst vel fyrir. Páll upplýsti að búið væri að vinna um 150 úttektir og verðkannanir, auk þess sem yfir 50 húsfélög hafi þegar gert samninga við Eignaumsjón um sjálfvirka innheimtu rafhleðslunotkunar með húsgjöldum viðkomandi notenda. Glærur Páls má skoða hér.

Samskipti við stjórnir og Húsbókin

Gunnþór S. Jónsson, forstöðumaður þjónustusviðs Eignaumsjónar, stiklaði á stóru um hlutverk Eignaumsjónar sem er í raun skrifstofa húsfélaga og sér um dagleg samskipti við félagsmenn, þjónustuaðila og banka, í samræmi við þá þjónustuleið sem viðkomandi húsfélag er í. Hann ítrekaði mikilvægi skilvirkra samskipta milli Eignaumsjónar og stjórna – og að fylgt væri reglum um samþykkt reikninga og greiðslu útgjalda, svo dæmi séu nefnd. Gunnþór fór enn fremur lauslega yfir hlutverk húsfélags, stjórna fjöleignarhúsa og formanns, upplýsingaskyldu stjórna gagnvart eigendum og hlutverk skoðunarmanna ársreikninga, samkvæmt skilgreiningu lagagreina 66-73 í fjöleignarhúsalögunum.

Gunnþór kynnti einnig Húsbókina – mínar síður eigenda, sem fór í loftið í október 2020 og hefur síðan verið í stöðugri þróun. Farið er inn í Húsbókina með því að smella á flipa uppi til hægri á heimasíðu Eignaumsjónar og skrá sig inn með rafrænum skilríkjum. Sýnt var hvernig Húsbókin er aðgengileg bæði stjórnum húsfélaga og eigendum, sem og þeim sem eigendur veita umboð til að fara inn með sínum aðgangi.

Vinna áfram tölfræði tengda fjöleignarhúsum

Framsöguerindin sem flutt voru á fundinum hafa nú verið gerð aðgengileg öllum sem hafa aðgang að Húsbókinni. Að lokinni framsögu urðu líflegar umræður þegar opnað var fyrir fyrirspurnir og ábendingar, undir stjórn Höllu Mjallar Stefánsdóttur fundarstjóra.

Lokaorðin á fundinum átti framkvæmdastjóri Eignaumsjónar, Daníel Árnason. Hann sagði tilgang samkomunnar að efla upplýsingaflæði til stjórnenda húsfélaga, ekki síst þeirra sem eru að sinna stjórnarsetu í fyrsta sinn. „Við viljum halda áfram þessum hádegisfundum með stjórnum og vona ég fundurinn í dag hafi gagnast þeim sem mættu,“ sagði Daníel og áréttaði að stefnt væri að því að vinna áfram kostnaðartölfræði tengda fjöleignarhúsum og nýta til gagns fyrir viðskiptavini Eignaumsjónar.

Aðgangsstýringar og öryggismál – ný sérþjónusta fyrir húsfélög

Aðgangsstýringar og öryggismál – ný sérþjónusta fyrir húsfélög

Mar 26, 2024 | Fréttir

Eignavöktun er ný þjónustuleið hjá Eignaumsjón fyrir húsfélög sem eru að koma upp aðgangsstýringu og öryggiskerfum í fjöleignarhúsum. Eignaumsjón tekur einnig að sér rekstur og umsjón slíkra kerfa fyrir húsfélög.

Mikil aukning hefur verið í uppsetningu öryggiskerfa í fjölbýlishúsum og bílageymslum á undanförnum árum og töluvert um að húsfélög hafi leitað til Eignaumsjónar um aðstoð við umsjón og rekstur slíkra kerfa.

Eftir greiningu á þeim vandamálum sem þessi húsfélög hafa verið að glíma við er það mat sérfræðinga okkar að þroskaður markaður sé til staðar hérlendis í sölu búnaðar en ekki í rekstri og umsýslu þessara kerfa,“ segir Gunnþór S. Jónsson, forstöðumaður þjónustusviðs Eignaumsjónar.

Úttekt og eftirlit með uppsetningu

„Til að ná fram skilvirkari og hagkvæmari lausnum í öryggismálum og tryggja betri yfirsýn, verkeftirlit og kostnaðargát, bjóðum við nú húsfélögum upp á þríþætta þjónustuleið sem við köllum Eignavöktun til að tryggja ábyrgan rekstur og faglega umsjón með öryggiskerfum húsfélaga,“ segir Gunnþór. Fyrsta skrefið í þjónustunni er fagleg og hlutlaus úttekt á öryggismálum viðkomandi fjölbýlishúss og eða bílageymslu í samráði við stjórn húsfélagsins.

„Sérfræðingur okkar skoðar fasteignina og útbýr skýrslu með tillögu að miðlægu aðgangsstýringar- og/eða öryggiskerfi, byggt á áhættugreiningu viðkomandi fasteignar. Tillaga að verk- og kostnaðaráætlun fylgir með skýrslu til stjórnar og við sjáum einnig um öflun tilboða frá búnaðarsölum, greinum þau og berum saman og skilum minnisblaði til stjórnar fyrir ákvarðanatöku með hag húsfélagsins að leiðarljósi,“ segir Gunnþór. Næsta skref í þjónustunni er eftirlit fyrir hönd húsfélaga með uppsetningu aðgangsstýringar og/eða öryggiskerfa í viðkomandi fjölbýlishúsum og/eða bílageymslum. Þannig er tryggt að uppsetning kerfis sé gerð í samræmi við samþykkt tilboð, með tilliti til efnis, vinnu og virkni kerfisins og prófanir gerðar á virkni. Fylgst er með framvindu verks og skilamat sent stjórn til undirbúnings og samþykktar húsfélags á reikningum.

Rekstur kerfis og umsjón

Til að stjórnir húsfélaga hafa góða yfirsýn yfir rekstrarkostnað öryggiskerfa þarf stýring og umsjón að vera trygg og ábyrg. „Við tökum að okkur rekstur, umsjón og umsýslu slíkra kerfa í umboði hússtjórna í fjölbýlishúsum,“ segir Gunnþór og bætir við að sá hluti þjónustunnar feli í sér eftirlit með stöðu og virkni kerfa í rauntíma. „Íbúar og notendur hafa aðgang að þjónustuveri okkar á skrifstofutíma og varðveisla gagna er tryggð, sem og rétt skráning rétthafa. Við innheimtum fyrir þjónustuna með húsgjöldunum, sem lækkar kostnað og innheimtu- og greiðslufyrirkomulagið er sanngjarnt: Sá greiðir sem notar!“

Vel sóttur fundur um aðgangsstýringar og öryggismál í húsfélögum

Vel sóttur fundur um aðgangsstýringar og öryggismál í húsfélögum

Mar 15, 2024 | Fréttir

Á annað hundrað gestir mættu á hádegisfund Eignaumsjónar í dag um aðgangsstýringar og öryggismál í fjölbýlishúsum. Alls voru 84 mættir á fundinn og 41 þátttakandi var með okkur rafrænt á Teams. Fundurinn var sá fimmti í fundaröð Eignaumsjónar fyrir stjórnir hús- og rekstrarfélaga sem eru í þjónustu hjá fyrirtækinu.

Á fundinum var farið yfir áhugaverða þætti sem snúa að uppsetningu og rekstri öryggiskerfa og aðgangsstýringa í fjölbýlishúsum og bílageymslum en vaxandi fjöldi húsfélaga hefur sett aðgangs- og öryggismál á dagskrá á undanförnum misserum og jafnvel fjárfest í dýrum búnaði.

Hagsmunir húsfélaga

Daníel Árnason, framkvæmdastjóri Eignaumsjónar reið á vaðið og fór m.a. yfir tölfræði frá lögreglunni sem sýnir m.a. að innbrot í hverjum mánuði eru að jafnaði frá 20-60 talsins og eðlilega fyllist þau sem fyrir þessi verða ónotatilfinningu og óöryggi. Hann áréttaði að í lögum um fjöleignarhús er ekki minnst á öryggi eða aðgangsmál í fjölbýlishúsum en hlutverk og tilgangur húsfélags er m.a. að varðveisla sameignar. Með breyttri samfélagsgerð, vaxandi fjölda íbúða í fjölbýli og ólíkri flóru eigenda er komin aukin áhersla á aðgangs- og öryggismál og nauðsynlegt að gera ráðstafanir. Erindið má nálgast hér.

Öryggis- og persónuverndarsjónarmið

Það er að ýmsu að hyggja varðandi persónuverndarsjónarmið og Emil Hilmarsson, öryggis- og upplýsingatæknistjóri Eignaumsjónar stiklað á stóru um þau mál í sínu erindi. Þar skipta máli ákvæði bæði persónuverndar- og fjöleignarhúsalaga. Að mörgu er að hyggja varðandi rafræna vöktun, s.s. að gæta meðalhófs, tilgangur sé skýr ásamt því að huga að fræðslu, vinnslu og miðlun efnis, afhendingu þess og varðveislu. Erindi Emils má nálgast hér.

Hvað lausnir eru í boði?

Gunnþór S. Jónsson, forstöðumaður þjónustusviðs Eignaumsjónar, sagði frá því að mikið hefði verið leitað til Eignaumsjónar um aðstoð við rekstur og umsjón aðgangsstýringa- og öryggiskerfa og ljóst að til staðar væri þroskaður markaður í sölu búnaðar en ekki í rekstri og umsýslu. Almennt hafi hússtjórnir verið að leita tilboða, oft án nægjanlegrar greiningar og þá geti verið hætta á því að velja lausn sem svarar ekki þörfum hússins. Búnaðarsalinn sjái svo um framkvæmdir og allur gangur geti þá verið á eftirliti, kostnaðargát, prófunum og skilamati. Það komi svo í hlut hússtjórna að annast rekstur og umsýslu og ef eitthvað komi upp á þurfi útkall fyrir hvert viðvik. Nefndi Gunnþór að lítil eftirfylgni væri með framkvæmd og allur gangur í aðgangsskráningum, uppsetningu hópa, sem og rekstri og umsjón. Til að koma til móts við þarfir viðskiptavina hafi Eignaumsjón því ákveðið að stíga inn á þennan vettvang og býður nú þjónustu sem kallast Eignavöktun. Þar er innifalin úttekt og verkönnun, eftirlit með uppsetningu og rekstur og umsjón. Erindi Gunnþórs má nálgast hér.

Að loknum framsöguerindum voru fyrirspurnir, bæði úr sal og á Teams. Ekki var annað að heyra hjá gestum að loknum fundi en að efni fundarins og umfjöllunin hefði mælst vel fyrir.