Aðalfundir húsfélaga og rekstrarfélaga sem eru í þjónustu hjá Eignaumsjón hefjast mánudaginn 8. janúar 2024 og eru yfir 30 aðalfundir á dagskrá í fyrstu fundavikunni. Þegar er búið að stofna um 700 aðalfundarverkefni og að jafnaði er áætlað að halda milli 40-50 fundi vikulega fram að páskum í lok mars. Eftir páska og til aprílloka verða að jafnaði haldnir um 30 fundir á viku.

Það er búið að vera í mörg horn að líta undanfarna mánuði hjá starfsfólki Eignaumsjónar vegna undirbúnings aðalfundatímans, ekki síst hjá fundarteyminu sem er skipað þeim Gunnþóri Steinari Jónssyni, forstöðumanni þjónustusviðs, Höllu Mjöll Stefánsdóttur ráðgjafa, Sigríði Guðmundsdóttur þjónustufulltrúa og Þór Gíslasyni ráðgjafa. Um 30 fundarstjórar, starfsfólk Eignaumsjónar og verktakar, hafa verið ráðnir til að sinna fundarstjórn á aðalfundunum. Fundirnir verða flestir haldnir í fundarsölum Eignaumsjónar að Suðurlandsbraut 30, en einnig í fundarsölum úti í bæ eða í aðstöðu sem viðkomandi húsfélög leggja til.

„Það er alltaf áskorun að púsla saman fundaplani fyrir alla þessa aðalfundi og skipuleggja dagskrána, í samstarfi við formenn og stjórnir viðkomandi félaga,“ segir Þór og bætir við að til viðbótar við um 700 aðalfundi megi líka gera ráð fyrir að minnsta kosti um 60 húsfundum á fundatímabilinu.

Rafræn boðun funda öruggust

Mikið er lagt upp úr réttri boðun aðalfunda, til að tryggja að fundirnir verði löglegir og þar með bindandi fyrir viðkomandi hús- og rekstrarfélög. Boða skal til aðalfunda með minnst átta og mest 20 daga fyrirvara, með sannanlegum hætti þar sem tilgreindur er bæði fundartími, fundarstaður og dagskrá.

„Við leggjum áherslu á rafræna boðun aðalfunda hjá okkur, bæði til að tryggja að fundarboðin skili sér örugglega til viðkomandi og til að draga úr pappírsnotkun,“ segir Þór. Til að fá rafræn fundarboð þarf eigandi eða notandi að fara inn á hlekk efst til hægri á heimasíðu Eignaumsjónar – www.eignaumsjon.is og skrá sig með rafrænum skilríkjum inn í Húsbókina, mínar síður húsfélagsins.

Málefni aðalfunda

Á aðalfundi skal fyrst og fremst ræða um innri málefni félagsins; afgreiða ársreikning og kostnaðar- og húsgjaldaáætlanir, kjósa félaginu stjórn og taka ákvarðanir um næstu áfanga í starfsemi viðkomandi félags. Þór minnir jafnframt á að ef eigendur vilja að tiltekin mál verði tekin til umfjöllunar á aðalfundi, þá þurfi viðkomandi að koma skriflegri ósk þar um til stjórnar með góðum fyrirvara, til að unnt sé að geta umræddra mála í fundarboði.

„Við leggjum líka áherslu á að stjórnir og formenn fari vel yfir dagskrá aðalfunda og þau mál sem ræða þarf, s.s. viðhald og framkvæmdir, svo ákvarðanataka verði markviss og skýr. Þá skiptir sköpum fyrir löglega boðun funda að stjórnir hengi upp fundarboð í sameign og setji í póstkassa ef þarf. Við í fundateyminu sjáum svo um að senda fundarboð rafrænt til allra sem hafa skráð sig í Húsbókina og gefið þar upp netfang. Einnig sendum við í bréfpósti fundarboð til eigenda sem skráðir eru til heimilis utan viðkomandi húsfélags,“ bætir Þór við.

Aðalfundargögn aðgengileg í Húsbókinni

Tímanlega fyrir aðalfund geta eigendur nálgast fundargögn síns húsfélags í Húsbókinni. Þar má þá finna ársreikning fyrir árið 2023 og kostnaðar- og húsgjaldaáætlun fyrir árið 2024, ásamt fundarboði og öðrum gögnum sem leggja á fyrir fundinn.

Í Húsbókinni er líka leitast við að safna saman og gera aðgengileg öll helstu gögn viðkomandi húsfélags, þ. á m. eldri ársreikninga og aðalfundargögn húsfélaga sem hafa verið í þjónustu til lengri tíma hjá Eignaumsjón. Einnig er hægt að senda ýmsar þjónustubeiðnir rafrænt í gegnum Húsbókina, s.s. tilkynningar um nafnabreytingar og eigendaskipti, veita umboðshöfum aðgang að Húsbókaraðgangi, breyta heimilisfangi, óska eftir húsfélagsyfirlýsingu, senda beiðni vegna útlagðs kostnaðar og fleira.