Feb 14, 2025 | Fréttir
Ný og glæsileg fundaraðstaða Eignaumsjónar á Suðurlandsbraut 30 hefur fengið afar jákvæðar viðtökur meðal viðskiptavina, að sögn forstöðumanns þjónustusviðs fyrirtækisins. Sérstök áhersla var lögð á þægindi og aðstöðu fundargesta, sem endurspeglast í rúmgóðu skipulagi, fullkomnum tæknibúnaði og faglegri umgjörð fundarsalanna. Aðgengi er til fyrirmyndar með nægum bílastæðum.
„Viðtökurnar hafa farið fram úr okkar björtustu vonum. Frá áramótum erum við búin að halda hátt á þriðja hundrað af þeim ríflega þúsund hús- og aðalfundum sem eru á döfinni fram á vor og hafa þeir almennt gengið mjög vel,“ segir Gunnþór S. Jónsson, forstöðumaður þjónustusviðs.
Aukin þjónusta til að mæta þörfum húsfélaga
Fundartímabilið frá janúar til maí kallar á gott skipulag, fagleg vinnubrögð og vandaða framkvæmd. Eignaumsjón byggir á yfir 20 ára reynslu, sterku teymi sérfræðinga og þessari nýju fundaraðstöðu sem gerir fyrirtækinu kleift að takast á við verkefnið á farsælan og árangursríkan hátt. Lögð er rík áhersla á að aðalfundir húsfélaga fari fram á skilvirkan og árangursríkan hátt, með aukinni áherslu á undirbúning, framkvæmd og fyrirkomulag funda, sem og vandaðan frágang fundargerða og fylgigagna.
„Sú nýjung að vera almennt ekki með prentuð fundargögn til að draga úr pappírsnotkun er að mælast vel fyrir en hægt er að kynna sér fundargögnin á Húsbókinni fyrir fund og eins eru gögnin kynnt vel á fundunum. Þá eru fundargerðir alla jafnan aðgengilegar á Húsbókinni nokkrum dögum eftir aðalfund og mörg húsfélög eru líka að nýta sér það að halda aðalfundi á laugardögum.
„Laugardagsfundir eru nýjung hjá okkur sem er að skapa eigendum meiri sveigjanleika og auðveldar mörgum að mæta á aðalfund,“ segir Gunnþór og áréttar jafnframt mikilvægi þess að stjórnir yfirfari með góðum fyrirvara þau gögn sem leggja á fram á aðalfundi og gleymi ekki að hengja upp aðalfundarboð í sameign húsfélagsins. Aðeins þannig sé boðun aðalfundar löglega framkvæmd og því má alls ekki gleymast að hengja fundarboð upp í sameign!
-Það er augljóslega mikil áhersla hjá ykkur á að bæta þjónustuna. Hvernig eruð þið að safna ábendingum frá viðskiptavinum?
„Við viljum alltaf bæta okkur og tökum fagnandi á móti öllum ábendingum, hvort sem er í tölvupósti, síma eða á netspjalli. Þá erum við nú að gera þjónustukönnun meðal stjórna húsfélaga eftir aðalfundi til að heyra hvernig þeim líður. Við hlökkum til að sjá niðurstöðurnar og nýta þær til að bæta þjónustu okkar enn frekar.“
Öflug teymisvinna og fagmennska í fyrirrúmi
Öll þjónusta Eignaumsjónar miðar að því að mæta auknum óskum viðskiptavina, létta störf stjórna húsfélaga og veita þeim sem víðtækastan stuðning í sínum störfum. Lykilþáttur í góðri þjónustu eru skilvirk samskipti og góð upplýsingagjöf og þar spilar Húsbókin – mínar síður eigenda sífellt stærra hlutverk.
„Við hvetjum alla okkar viðskiptavini til að skrá sig í Húsbókina, ekki bara til að fá fundarboð send rafrænt heldur líka til að geta fylgst með öllu sem snýr að starfsemi húsfélagsins og hafa á hverjum tíma yfirsýn yfir stöðu sinna mála, segir Gunnþór.“
„Að baki þjónustunni stendur reynt og sérhæft starfsfólk okkar. Fundarstjórar, fjármálaráðgjafar, bókarar, gjaldkerar og öflugt þjónustuver vinna saman að því að tryggja trausta og faglega þjónustu, svo stjórnir húsfélaganna geti einbeitt sér að stefnumótandi ákvörðunum á meðan við sjáum um daglegan rekstur og höldum utan um starfsemina,“ segir forstöðumaður þjónustusviðs Eignaumsjónar og horfir björtum augum til framtíðar.
„Með því að sameina framúrskarandi þjónustu, nýja fundaraðstöðu og aukinn stuðning við húsfélög er Eignaumsjón sterkari en nokkru sinni fyrr til að mæta þörfum viðskiptavina.“
Jan 17, 2025 | Fréttir, Greinar
Aðalfundir hjá Eignaumsjón fara vel af stað og frá 8. janúar hefur félagið þegar haldið 55 af þeim 923 aðalfundum sem eru þegar komnir á dagskrá fram í miðjan maí. Gert er ráð fyrir að á tímabilinu bætist við húsfundir og stofnfundir, þannig að heildarfjöldi funda verði ríflega þúsund.
Fjölgun funda má rekja til mikillar fjölgunar viðskiptavina hjá Eignaumsjón á liðnu ári, bæði vegna kaupa á Fjöleignum sem og vegna almennrar fjölgunar.
Ný og glæsileg fundaraðstaða
Til að mæta þessari aukningu hefur Eignaumsjón tekið í notkun nýja fundaraðstöðu á Suðurlandsbraut 30. Nýju fundarsalirnir eru staðsettir í bakhúsinu á annarri hæð þar sem eru fimm vandaðir fundarsalar með aðstöðu fyrir allt að 120 manna fundi. Reiknað er með að 80% af fundum á yfirstandandi tímabili verði haldnir í þessari nýju fundaraðstöðu.
Aðkoma að fundarsölunum er frá efra bílastæðinu sunnan við húsið og inngangur á suðurhlið bakhússins (sjá mynd).
Aðalfundir líka á laugardögum
Auk hefðbundinna fundardaga frá mánudögum til fimmtudaga, bætast laugardagar við sem aðalfundadagar seinnipartinn í janúar. Jafnframt hafa fundartímar breyst og eru fundir haldnir kl. 17 og 19 á virkum dögum. Á laugardögum eru nú líka þrír fundartímar í boði, kl. 10, 12 og 14. Á virkum dögum er því hægt að halda allt að 10 fundi á hverju kvöldi og allt að 15 fundi á laugardögum. Til að mæta fjölgun funda hefur Eignaumsjón einnig fjölgað fundarstjórum og sjá nú 33 fundarstjórar um framkvæmd funda hjá félaginu.
Nov 19, 2024 | Fréttir
Hátt í þúsund aðalfundir húsfélaga og rekstrarfélaga eru á dagskrá hjá Eignaumsjón eftir áramót og fram til aprílloka 2025. Undirbúningur er nú í fullum gangi fyrir aðalfundi sem hefjast miðvikudaginn 8. janúar 2025.
„Það stefnir í um 300 fleiri aðalfundi en í fyrra og til að mæta því höfum við bætt laugardögum við sem fundardögum,“ segir Þór Gíslason, ráðgjafi hjá Eignaumsjón, sem er að púsla saman fundaplani aðalfunda ásamt þeim Ingibjörgu Önnu Björnsdóttur, Sigríði Guðmundsdóttur og Höllu Mjöll Stefánsdóttur.
„Við fluttum skrifstofuna okkar í haust á aðra hæðina á Suðurlandsbraut 30 og frá áramótum verður aðstaða fyrir allt að 120 manna fundi í nýjum fundarsölum okkar í bakhúsinu þar. Flestir aðalfundanna verða haldnir í fundarsölum okkar en einnig í fundarsölum úti í bæ eða í aðstöðu sem viðkomandi húsfélög leggja til.“
Rafræn boðun funda öruggust
Mikið er lagt upp úr réttri boðun aðalfunda, til að tryggja að fundirnir verði löglegir en boða skal til aðalfunda með minnst átta og mest 20 daga fyrirvara, með sannanlegum hætti.
„Öruggasta og skilvirkasta boðunarleið aðalfundar er með tölvupósti til eiganda sem skráður er í Húsbókina á heimasíðunni okkar. Við hvetjum því alla eigendur, sem hafa ekki virkjað Húsbókina til að gera það. Það er ekki flókið. Viðkomandi skráir sig inn í fyrsta sinn með því að smella á Húsbókarhnappinn efst til hægri á www.eignaumsjon.is, auðkennir sig með rafrænum skilríkjum og skráir inn netfang. Fundarboð eru send í bréfpósti á eigendur sem eru með lögheimili utan viðkomandi fasteignar en annars sér stjórn um að hengja upp fundarboð í sameign,“ segir Þór.
Málefni aðalfundar
Á aðalfundi skal fyrst og fremst ræða um innri málefni félagsins; afgreiða ársreikning og kostnaðar- og húsgjaldaáætlanir, kjósa félaginu stjórn og taka ákvarðanir um næstu áfanga í starfsemi viðkomandi félags.
„Við leggjum áherslu á að stjórnir og formenn fari vel yfir dagskrá aðalfunda og þau mál sem ræða þarf, s.s. viðhald og framkvæmdir, svo ákvarðanataka verði markviss og skýr,“ bætir Þór við og minnir jafnframt á að ef eigendur vilja að tiltekin mál verði tekin til umfjöllunar á aðalfundi, þurfi þeir að koma skriflegri ósk þar um til stjórnar með góðum fyrirvara, til að unnt sé að geta umræddra mála í fundarboði.
Aðalfundargögn aðgengileg í Húsbókinni
„Að lokum skal áréttað að fundargögn verða ekki lengur prentuð út þegar aðalfundir eru haldnir í fundarsölum Eignaumsjónar heldur varpað upp á skjá. Þessi breyting er liður í viðleitni okkar að sýna samfélagslega ábyrgð og draga úr pappírssóun,“ segir Þór, enda verða gögnin aðgengileg rafrænt í Húsbókinni tímanlega fyrir aðalfund, bæði ársreikningur fyrir árið 2024, kostnaðar- og húsgjaldaáætlun fyrir árið 2025, ásamt fundarboði og öðrum gögnum sem leggja á fyrir aðalfundinn.
Apr 30, 2024 | Fréttir
Búið er að halda 630 hús- og aðalfundi á vegum Eignaumsjónar frá byrjun janúar til aprílloka. Í maímánuði eru 65 fundir á dagskrá en ekki liggur ljóst fyrir hvort Eignaumsjón þurfi að sjá um aðalfundi fyrir 50 húsfélög sem eru í þjónustuleið Þ-1 hjá félaginu, þar sem fundarhald er ekki innifalið.
Af þeim 630 fundum sem er lokið voru aðalfundir 615 og húsfundir 15, auk þess sem félagið hefur boðað til 15 húsfunda sem húsfélögin hafa séð um sjálf. Af þessum 630 fundum voru 464 haldnir í fundarsölum Eignaumsjónar á Suðurlandsbraut í Reykjavík, húsfélögunum að kostnaðarlausu. 166 fundir voru haldnir á öðrum stöðum, þar af 69 á höfuðborgarsvæðinu og 97 utan höfuðborgarsvæðisins.
Á áttunda þúsund hafa mætt á fundi það sem af er
Fundir hafa heilt yfir gengið vel. Þurft hefur að fresta innan við 10 fundum og halda framhaldsaðalfund. Auk hefðbundinna aðalfundarstarfa voru viðhaldsmál, dýrahald og sorphirða mikið til umræðu, ásamt rafhleðslukerfum og breytingum á húsreglum.
Heildarfjöldi gesta sem mætt hafa á aðal- og húsfundi hjá Eignaumsjón það sem af er fundatíðinni er 7.583. Meðalfjöldi á fundi eru 12 gestir, 99 mættu á fjölmennasta fundinn en minnsta mæting á fund var einn gestur. Meðalfundartími telst vera einn tími og 13 mínútur, það sem af er, en lengsti fundurinn stóð í tvo tíma og 56 mínútur. Stysti fundurinn stóð í 10 mínútur en heildartímafjöldi funda er samtals 727,5 klukkutímar.
Hádegisfundur með nýjum stjórnum á döfinni
Vel þótti takast til sl. vor þegar efnt var til hádegisfundar með stjórnum og skoðunarmönnum hús- og rekstrarfélaga sem eru í þjónustu hjá Eignaumsjón. Á fundinum var farið yfir hlutverk og ábyrgð stjórna hús- og rekstrarfélaga, ásamt þjónustu Eignaumsjónar og samstarfið fram undan. Stefnt er að því að halda slíkan hádegisfund aftur seinnipartinn í maí. Þá verður aðalfundum á vegum fyrirtækisins vonandi að mestu lokið og nýjar stjórnir teknar til starfa í félögum og sitjandi stjórnir komanar með endurnýjað umboð til áframhaldandi starfa. Tilkynnt verður um fundardag og tíma þegar nær dregur.
Jan 3, 2024 | Fréttir
Aðalfundir húsfélaga og rekstrarfélaga sem eru í þjónustu hjá Eignaumsjón hefjast mánudaginn 8. janúar 2024 og eru yfir 30 aðalfundir á dagskrá í fyrstu fundavikunni. Þegar er búið að stofna um 700 aðalfundarverkefni og að jafnaði er áætlað að halda milli 40-50 fundi vikulega fram að páskum í lok mars. Eftir páska og til aprílloka verða að jafnaði haldnir um 30 fundir á viku.
Það er búið að vera í mörg horn að líta undanfarna mánuði hjá starfsfólki Eignaumsjónar vegna undirbúnings aðalfundatímans, ekki síst hjá fundarteyminu sem er skipað þeim Gunnþóri Steinari Jónssyni, forstöðumanni þjónustusviðs, Höllu Mjöll Stefánsdóttur ráðgjafa, Sigríði Guðmundsdóttur þjónustufulltrúa og Þór Gíslasyni ráðgjafa. Um 30 fundarstjórar, starfsfólk Eignaumsjónar og verktakar, hafa verið ráðnir til að sinna fundarstjórn á aðalfundunum. Fundirnir verða flestir haldnir í fundarsölum Eignaumsjónar að Suðurlandsbraut 30, en einnig í fundarsölum úti í bæ eða í aðstöðu sem viðkomandi húsfélög leggja til.
„Það er alltaf áskorun að púsla saman fundaplani fyrir alla þessa aðalfundi og skipuleggja dagskrána, í samstarfi við formenn og stjórnir viðkomandi félaga,“ segir Þór og bætir við að til viðbótar við um 700 aðalfundi megi líka gera ráð fyrir að minnsta kosti um 60 húsfundum á fundatímabilinu.
Rafræn boðun funda öruggust
Mikið er lagt upp úr réttri boðun aðalfunda, til að tryggja að fundirnir verði löglegir og þar með bindandi fyrir viðkomandi hús- og rekstrarfélög. Boða skal til aðalfunda með minnst átta og mest 20 daga fyrirvara, með sannanlegum hætti þar sem tilgreindur er bæði fundartími, fundarstaður og dagskrá.
„Við leggjum áherslu á rafræna boðun aðalfunda hjá okkur, bæði til að tryggja að fundarboðin skili sér örugglega til viðkomandi og til að draga úr pappírsnotkun,“ segir Þór. Til að fá rafræn fundarboð þarf eigandi eða notandi að fara inn á hlekk efst til hægri á heimasíðu Eignaumsjónar – www.eignaumsjon.is og skrá sig með rafrænum skilríkjum inn í Húsbókina, mínar síður húsfélagsins.
Málefni aðalfunda
Á aðalfundi skal fyrst og fremst ræða um innri málefni félagsins; afgreiða ársreikning og kostnaðar- og húsgjaldaáætlanir, kjósa félaginu stjórn og taka ákvarðanir um næstu áfanga í starfsemi viðkomandi félags. Þór minnir jafnframt á að ef eigendur vilja að tiltekin mál verði tekin til umfjöllunar á aðalfundi, þá þurfi viðkomandi að koma skriflegri ósk þar um til stjórnar með góðum fyrirvara, til að unnt sé að geta umræddra mála í fundarboði.
„Við leggjum líka áherslu á að stjórnir og formenn fari vel yfir dagskrá aðalfunda og þau mál sem ræða þarf, s.s. viðhald og framkvæmdir, svo ákvarðanataka verði markviss og skýr. Þá skiptir sköpum fyrir löglega boðun funda að stjórnir hengi upp fundarboð í sameign og setji í póstkassa ef þarf. Við í fundateyminu sjáum svo um að senda fundarboð rafrænt til allra sem hafa skráð sig í Húsbókina og gefið þar upp netfang. Einnig sendum við í bréfpósti fundarboð til eigenda sem skráðir eru til heimilis utan viðkomandi húsfélags,“ bætir Þór við.
Aðalfundargögn aðgengileg í Húsbókinni
Tímanlega fyrir aðalfund geta eigendur nálgast fundargögn síns húsfélags í Húsbókinni. Þar má þá finna ársreikning fyrir árið 2023 og kostnaðar- og húsgjaldaáætlun fyrir árið 2024, ásamt fundarboði og öðrum gögnum sem leggja á fyrir fundinn.
Í Húsbókinni er líka leitast við að safna saman og gera aðgengileg öll helstu gögn viðkomandi húsfélags, þ. á m. eldri ársreikninga og aðalfundargögn húsfélaga sem hafa verið í þjónustu til lengri tíma hjá Eignaumsjón. Einnig er hægt að senda ýmsar þjónustubeiðnir rafrænt í gegnum Húsbókina, s.s. tilkynningar um nafnabreytingar og eigendaskipti, veita umboðshöfum aðgang að Húsbókaraðgangi, breyta heimilisfangi, óska eftir húsfélagsyfirlýsingu, senda beiðni vegna útlagðs kostnaðar og fleira.
