Skriður er nú kominn á boðun aðalfunda hjá stærri hús- og rekstrarfélögum í þjónustu hjá Eignaumsjón í kjölfar þess að slakað var á samkomutakmörkun vegna COVID-19 í liðinni viku. Fyrstu fundir í stærri húsfélögum eru á dagskrá í næstu viku. Samtímis er líka verið að halda aðalfundi minni og meðalstórra hús- og rekstrarfélaga og því í mörg horn að líta hjá starfsfólki Eignaumsjónar, ekki síst fundarteyminu.

Hátt í 50 aðalfundir eru á dagskrá hjá Eignaumsjón í næstu viku en þegar er búið að halda ríflega 200 af þeim hátt í 600 aðalfundum sem stefnt er á að ljúka fyrir apríllok.

Nýtt fundateymi

Hitinn og þunginn af skipulagi og boðun aðalfunda hjá Eignaumsjón hvílir á nýju fundarteymi félagsins, sem skipað er þeim Höllu Mjöll Stefánsdóttur og Sigríði Guðmundsdóttur. Halla Mjöll, sem starfað hefur hjá Eignaumsjón hátt í þrjú ár, gekk til liðs við ráðgjafasvið félagsins um áramótin og Sigríður kom til starfa í þjónustuverinu í haust.

Mikið er lagt upp úr öllum undirbúningi aðalfunda hjá Eignaumsjón og að rétt sé staðið að boðun, svo fundurinn verði löglegur og bindandi fyrir þátttakendur. Boða skal fund sannanlega með minnst átta og mest 20 daga fyrirvara og tilgreina fundartíma, fundarstað og dagskrá.

Góður undirbúningur – betri fundur

„Þar skal geta þeirra mála sem ræða á og meginefnis tillagna sem leggja á fyrir fundinn. Vert er líka að árétta að íbúðaeigendur sem vilja koma málum eða tillögum á dagskrá aðalfundar þurfa að láta stjórn vita af því skriflega með góðum fyrirvara,“ segir Halla Mjöll og bætir við að mikilvægt sé einnig að stjórn og formaður viðkomandi húsfélags fari vel yfir fyrirhugaða dagskrá og mál sem ræða þarf, s.s. viðhald og framkvæmdir, svo ákvarðanataka verði markviss og skýr. „Eitt af því allra mikilvægasta er þó að stjórnir athugi að hengja upp fundarboð í sameign og jafnvel setja í póstkassa. Fundarteymið sér svo um að senda fundarboð til þeirra sem hafa gefið okkur upp netfang og við sendum einnig í bréfpósti fundarboð til þeirra sem skráðir eru til heimilis utan hússins.“

Ársreikningur fyrir árið 2020 og líka árið 2019, ef ekki var haldinn aðalfundur í fyrra, er unninn af fjármálasviði Eignaumsjónar í aðdraganda aðalfundar og sendur stjórn. Ársreikningurinn er jafnframt lagður fyrir skoðunarmann húsfélagsins fyrir fund til yfirferðar og áritunar. Einnig er stillt upp kostnaðar- og húsgjaldaáætlun fyrir yfirstandandi ár, árið 2021, og send stjórn fyrir aðalfund til skoðunar og samþykktar. Halla Mjöll áréttar að áætlunin byggist á rekstrarsögu húsfélagsins og því sé mikilvægt að stjórnir láti Eignaumsjón vita ef ráðast á í fjárfrekar aðgerðir, svo tryggt sé að kostnaður vegna þeirra skili sér inn í húsgjaldaáætlunina. Gott sé líka, ef stjórnarskipti eru fram undan í húsfélagi, að fráfarandi húsfélagsstjórnir séu búnar að tryggja framboð formanns, meðstjórnenda og skoðunarmanna fyrir aðalfund. Það sparar bæði fundartíma og tryggir líka að ekki þurfi að grípa til þess að slíta fundi og boða til nýs fundar ef ekki næst að manna stjórn á aðalfundi.

Aðalfundargögn aðgengileg í Húsbókinni

Tímanlega fyrir aðalfund geta íbúðaeigendur nálgast fundargögn síns húsfélags í Húsbókinni, áður mínar síður, á heimasíðu Eignaumsjónar, www.eignaumsjon.is. Þar má þá finna ársreikning fyrir árið 2020 og eldri ársreikninga, kostnaðar- og húsgjaldaáætlun fyrir árið 2021, ásamt fundarboði og fleiri gögnum, ef leggja á þau fyrir fundinn. „Í ljósi ansi þéttra fundarhalda vinnum við ársreikninga samhliða fundarboðuninni og því skiptir góð samvinna við fjármálateymið okkar sköpum. Við gerum okkar besta til að skila af okkur gögnum hratt og örugglega og oftast liggja fundargögn fyrir til skoðunar ekki seinna en viku fyrir fund,“ segir Halla Mjöll.

Í húsbókinni er líka leitast við að safna saman og gera aðgengileg öll helstu gögn viðkomandi húsfélags. Eigendur og greiðendur sjá m.a. húsgjöldin sín (greiðsluseðla/kröfusögu), fundargerðir, ársreikninga, kostnaðaráætlanir, tryggingarskírteini, eignaskiptasamning og húsreglur ef þeim göngum hefur verið komið til Eignaumsjónar, sem og ýmis gögn sem snúa að viðhaldi og framkvæmdum húsfélagsins. Stjórnarmenn sjá m.a. daglega fjárhagsstöðu húsfélagsins, stöðu bankareikninga, útistandandi húsgjöld/framkvæmdagjöld, stöðu innheimtukrafna allra greiðenda. Einnig eru eftirlitsskýrslur húsumsjónar aðgengilegar, ef við á sem og önnur gögn sem snúa að stjórn húsfélagsins.

Það er einnig hægt að senda ýmsar þjónustubeiðnir rafrænt í gegnum Húsbókina á www.eignaumsjon.is. Þar má t.d. nefna nafnabreytingar og eigendaskipti, breytingar á heimilsfangi, yfirlýsingar húsfélags, beiðnir vegna útlagðs kostnaðar o. fl.

Innskráningin í Húsbókina er aðgangsstýrð, til að tryggja að einungis þeir sem eiga rétt á að skoða umrædd gögn hafi aðgang að þeim. Notandi er skráður með kennitölu greiðanda og/eða eiganda og fer innskráning fram í gegnum www.island.is, með rafrænum skilríkjum í snjallsíma eða íslykli sem er gefinn út af Þjóðskrá Íslands.

Verum vistvæn!

„Að lokum má svo jafnvel minna á að við hjá Eignaumsjón reynum markvisst að draga úr pappírsnotkun í tengslum við aðalfundi og aðra starfsemi félagsins og því vil ég benda viðskipavinum okkar, sem kjósa pappírslaus samskipti, á að í Húsbókinni geta þeir hakað við þá valkosti sem þeim henta í þessum efnum, segir Halla Mjöll að lokum.