Sérhannað upplýsingakerfi sem heldur utan um allan kostnað fyrir yfir 700 hús- og rekstrarfélög sem eru í þjónustu hjá Eignaumsjón, fær góða dóma í nýrri úttekt Grant Thornton endurskoðunar á upplýsingatæknimálum og innra eftirliti félagsins.

Kerfið, sem heitir Miðgarður og er sérhannað fyrir Eignaumsjón, heldur í raun utan um allar fjárreiður og kostnað viðkomandi húsfélaga, þ.m.t. greiðslur reikninga og innheimtu húsgjalda. Auk þess  hefur verið skrifað inn í upplýsingakerfið öflugt verkbókhald sem heldur utanum alla þjónustu við húsfélög, fundarhöld og ráðgjöf. Þá hafa einnig verið hugmyndir um að bæta fjárhagsbókhaldskerfi við Miðgarð, svo hægt verði að fullvinna þar fjárhagsuppgjör.

Uppfyllir reglur um rafrænt bókhald og vel hugað að öryggismálum

Það er mat Grant Thornton að mikil hagræðing fælist í því að Eignaumsjón gæti reitt sig eingöngu á Miðgarð sem bókhaldskerfi og þyrfti þá ekki að lesa allar fjármálafærslur yfir í sérstakt fjárhagsbókhaldskerfi eins og nú er gert. Grant Thornton skoðaði sérstaklega hvort Miðgarður uppfylli kröfur reglugerðar nr. 505/2013 um rafrænt bókhald, sem er forsenda fyrir því að kerfið geti orðið fullgilt bókhaldskerfi.

„Almennt er það okkar niðurstaða að þróun kerfisins og reksturinn á því sé til fyrirmyndar og hugað er vel að öryggismálum í hvívetna. Ekki er hægt að sjá að úrbóta sé þörf á kerfinu eins og það er rekið í dag og er það mat okkar að það uppfyllir framangreinda reglugerð,“ segir m.a. í bréfi Grant Thornton endurskoðunar til Eignaumsjónar. Jafnframt kemur þar fram að bæta þurfi úr svokallaðri skjölunarkröfu reglugerðarinnar og úrbóta sé einnig þörf á vettvangi persónuverndar, enda safni félagið nokkuð af persónugreinanlegum upplýsingum í sinni starfsemi.

Ánægjulegar niðurstöður

„Það er mjög ánægjulegt að fá þessa jákvæðu niðurstöðu um upplýsingakerfið okkar frá Grant Thornton, virtu fyrirtæki á sínu sviði sem er að þjóna mörgum af stærstu fyrirtækjum landsins og er jafnframt eitt af stærstu endurskoðunarfyrirtækjum heims,“ segir Daníel Árnason, framkvæmdastjóri Eignaumsjónar.

„Til að tryggja enn betri þjónustu, hraða og gagnsæja upplýsingagjöf höfum við lagt æ meiri áherslu á tækniuppbyggingu innan fyrirtækisins. Þar er Miðgarður í lykilhlutverki við að auka skilvirkni og gæði þjónustunnar. En það er jafnframt ljóst af þessum niðurstöðum að alltaf má gera betur og verður nú hafist handa við úrbætur á þeim þáttum sem betur mega fara hjá okkur.“

Um úttektina

Úttektin byggir á leiðbeiningum frá Grant Thornton Int. Einnig voru hafðar til hliðsjónar leiðbeinandi tilmæli Fjármálaeftirlitsins, kröfur ISO staðals um upplýsingaöryggi og hvað telst til bestu framkvæmdar við skoðun á upplýsingatækniumhverfi.