Á hádegisfund Eignaumsjónar í dag með stjórnendum hús- og rekstrarfélaga sem eru í þjónustu hjá fyrirtækinu var farið yfir hlutverk og ábyrgð stjórna hús- og rekstrarfélaga, þjónustu Eignaumsjónar og samstarfið fram undan.
Ríflega 100 gestir mættu á vorfundinn sem haldinn hefur verið sl. þrjá ár, til upplýsingar fyrir nýjar stjórnir sem kosnar voru til starfa á nýlega afstöðnum aðalfundum.
Fyrstu á mælendaskrá var Páll Þór Ármann, sérfræðingur hjá sölu- og samskiptum, sem kynnti helstu niðurstöður nýrrar þjónustukönnunar sem félagið gerði í tengslum við aðalfundina. Almennt má segja að niðurstöður könnunarinnar hafi verið jákvæðar og muni hjálpa félaginu að bæta þjónustuna. Fram kom einnig að innan tíðar verður send almenn þjónustukönnun á alla formenn og meðstjórnendur hús- og rekstrarfélaga sem eru í þjónustu hjá félaginu og hvatt til þátttöku. Sjá kynningu hér.
Þjónusta og samskipti
Forstöðumaður þjónustusvið Eignaumsjónar, Gunnþór Steinar Jónsson, fór m.a. yfir hlutverk og samskiptaleiðir stjórna við Eignaumsjón, sem er í raun skrifstofa húsfélagsins og sér um dagleg samskipti við félagsmenn, þjónustuaðila og banka, í samræmi við þá þjónustuleið sem viðkomandi félag er í. Hann kynnti einnig sérþjónustu eða viðbótarþjónustu sem hús- og rekstrarfélögum standa til boða, s.s. Húsumsjón, Hitavaktin, þjónusta vegna rafhleðslumála og úttektir á öryggismálum og aðgangsstýringum o.fl. Sjá kynningu hér.
Fjármál húsfélaga og öryggi
Framkvæmdastjóri Eignaumsjónar, Daníel Árnason, kynnti hvernig Eignaumsjón heldur utan um fjármál hús- og rekstrarfélaga. Fór hann bæði yfir reynslu, þekkingu og lög sem grundvalla verklag Eignaumsjónar þegar kemur að innheimtu, bókhaldi, uppgjöri, kostnaðarskiptingu, áætlanagerð og kostnaðarsamanburði/aðhaldi. Hann fjallaði einnig um það sem gert hefur verið til að tryggja öryggi, s.s. með aðgangsstýringum, reglubundnu eftirliti og úttektum. Þá væri félagið með jákvæða eiginfjárstöðu og starfsábyrgðartryggingu til að geta mætt skakkaföllum. Þá hefði tæknisvið félagsins verið eflt umtalsvert á liðnum misserum, m.a. til að styrkja tæknilegar öryggislausnir, bæði vegna tölvu- og tæknibúnaðar, afritunar gagna og til að efla varnir gegn ytri árásum. Áréttaði framkvæmdastjórinn að mikið væri lagt upp úr upplýsingagjöf til stjórnarmanna og eigenda/greiðenda í Húsbókinni – mínum síðum, til að efla og veita öryggi og traust. Sjá kynningu hér.
Húsbókin
Forstöðumaður tæknisviðs, Sigurður Gauti Hauksson, fór yfir hvar er að finna leiðbeiningar um hvernig á að skrá sig inn í Húsbókina með rafrænum skilríkjum og veita öðrum umboð ef þess gerist þörf. Hann kynnti einnig þrjá meginflokka Húsbókarinnar:
- Göng sem almennur innskráður notandi hefur aðgang að.
- Skjalasafnið, þar sem húsreglur, fundargerðir/fundargögn, ársreikningar og fleira tengt húsfélaginu er gert aðgengilegt.
- Stjórnaraðgangur, þar sem stjórnarfólk sér nýjustu tilkynningar sem tengjast rekstri húsfélagsins, þjónustubeiðnir, innheimtuyfirlit yfir ógreidda reikninga, fjárhagsyfirlit og hefur aðgang að lista yfir eigendur eigna í viðkomandi húsfélagi.
Fimm ár eru um þessar mundir frá því að Húsbókin var tekin í gagnið. Hún hefur verið í stöðugri þróun frá þeim tíma og kom fram hjá Sigurði að nú stæði m.a. til að gera stjórnum kleift að sjá tölfræði yfir heimsóknir á Húsbók síns húsfélags. Einnig væri unnið að því að gera gjaldareikninga aðgengilega fyrir stjórnir, sem og bankahreyfingar, til að auðvelda stjórn að fylgjast með fjármálum síns húsfélags. Sjá kynningu hér.
Ingibjörg Anna Björnsdóttir, þjónustufulltrúi í þjónustuveri Eignaumsjónar, stýrði fundinum og að loknum framsöguerindum var opnað fyrir fyrirspurnir og ábendingar um hvað betur mætti gera í þjónustunni. Einnig gafst fundargestum tækifæri að loknum fundi til að ræða við starfsfólk Eignaumsjónar um málefni síns félags.