Aug 30, 2024 | Fréttir
Innskráning í Húsbók á vef Eignaumsjónar hefur verið færð yfir til Signet – Advania eftir að innskráningarþjónustu island.is var lokað fyrir aðra en opinbera aðila frá 1. september 2024.
Í innskráningarþónustu Signet – Advania er áfram í boði að skrá sig inn með rafrænum skilríkjum, s.s. snjallsíma, sem og auðkennisappi og fleiri leiðum. Íslykillinn dettur hins vegar út þar sem hann virkar eingöngu hjá island.is.
Umboð í stað íslykils
Í stað íslykils er nú í boði að veita umboð, sem bæði fyrirtæki og einstaklingar geta þá nýtt sér. Undir hnappnum „UM OKKUR“ á heimasíðu Eignaumsjónar er að finna undirsíðu – Umboð fyrir Húsbókina – þar sem er hlekkur til að veita umboð, sem og nákvæmar leiðbeiningar um hvernig það er gert.
Þannig geta eigendur/greiðendur veitt öðrum umboð til að sýsla með sín málefni í Húsbókinni og í tilfelli fyrirtækja/lögaðila geta prókúruhafar sömuleiðis fyllt þar út umboð sem heimilar þá umboðshafa að fara með málefni viðkomandi lögaðila í Húsbókinni.
Þjónustuverið aðstoðar ef þörf er á
Ef einhver vandkvæði koma upp við innskráningu minnum við á að hægt er að leita aðstoðar hjá þjónustuverinu okkar í netspjalli eða senda tölvupóst á thjonusta@eignaumsjon.is, eða hringja í síma 585-4800.
May 24, 2024 | Fréttir
Ríflega 100 gestir, 66 í sal og 41 á Teams, mættu á vorfund Eignaumsjónar í gær með stjórnendum hús- og rekstrarfélaga sem eru í þjónustu hjá fyrirtækinu. Tilefni fundarins var fara yfir rekstur húsfélaga og þjónustuna og samstarfið við Eignaumsjón, nú þegar aðalfundum er nú að mestu lokið á yfirstandandi fundartíð og nýjar stjórnir hafa tekið til starfa, eða sitjandi stjórnir fengið endurnýjað umboð.
Ágústa Katrín Auðunsdóttir, forstöðumaður fjármálasviðs, kynnti vörhús gagna; greiningarvinnu sem er hafin á rekstrarkostnaði fjöleignarhúsa en hvergi hérlendis er að finna jafn stórt gagnasafn um rekstur fjöleignarhúsa og hjá Eignaumsjón. Nefndi hún t.d. að bæði HMS og Grænni byggð hafi sýnt því áhuga að fá aðgang að slíkum upplýsingum.
Mestu viðhaldsútgjöldin í 21-40 ára húsum
Niðurstöður úr greiningunni sem Ágústa fór yfir á fundinum sýna m.a. að almennt er ekki safnað í mikla framkvæmdasjóði í nýrri fjöleignarhúsum. Hins vegar, þegar hús eru orðin 21-40 ára er oft kominn tími á stærri viðhaldsframkvæmdir og þá er jafnan meiri söfnun í gangi. Þá sýna gögnin að fjölbýlishús sem eru eldri en 41 árs, hafa mörg hver farið í gegnum miklar viðhaldsframkvæmdir og þá fari söfnun í framkvæmdasjóð aftur minnkandi, samanborið við söfnun í framkvæmdasjóð fyrir 21-40 ára gömul hús.
Fram kom einnig hjá Ágústu að þegar horft er á aðra stóra þætti húsgjalda, eins og tryggingar og hita, sjáist m.a. að viðmið í reiknilíkönum tryggingarfélaga hækki í takt við aldur húsa því líkur á tjóni séu taldar meiri í eldri húsum en nýrri. Hitatölur eru hins vegar hærri í nýjum húsum, sem kunni að skýrast af flóknari hitakerfum og snjóbræðslukerfum, sem og jafnvel stærri gluggum. Benti Ágústa á ýmis ráð til að lækka kostnað húsfélaga, fór yfir mismunandi sjóðstöðu húsfélaga og umræðu um samanburð á gjöldum húsfélaga. Þar er oft um að ræða þætti sem viðskiptavinir telja samanburðarhæfa en eru það ekki þegar betur er að gáð! Glærur Ágústu má skoða hér.
90% viðskiptavina í þjónustuleiðum Þ2 og Þ3
Fram kom í kynningu Páls Þórs Ármann, sem starfar við sölu og samskipti hjá Eignaumsjón, að um 90% allra hús- og rekstrarfélaga sem eru í þjónustu hjá Eignaumsjón nýti sér þjónustuleiðir Þ-2 eða Þ-3 í grunnþjónustu Eignaumsjónar. Til viðbótar við fjármálaþjónustu, sem er þjónustuleið Þ-1 og um 10% viðskiptavina nýta sér eingöngu, fela þjónustuleiðir Þ-2 og Þ-3 annars vegar í sér fjármála- og fundaþjónustu og hins vegar fjármála-, funda- og ráðgjafarþjónustu.
Hertar reglur banka gegn peningaþvætti hafa lagt verulega auknar kröfur á húsfélög um gagnaskil og staðfestingu stjórnarkjörs á aðalfundum húsfélaga og sagði Páll að fyrir vikið hafi fleiri félög verið að færa sig úr þjónustuleið Þ-1 í þjónustuleið Þ-2, til að auðvelda sér gagnaskil til banka, sem Eignaumsjón sér þá um.
Sérþjónusta Eignaumsjónar
Páll kynnti einnig Húsumsjón, Eignavöktun og Bílastuð, viðbótarþjónustuleiðir sem Eignaumsjón býður hús- og rekstrarfélögum, ef þörf er fyrir þannig þjónustu.
Húsumsjón, sem um 40 húsfélög eru þegar að nýta sér, snýr að reglubundnu eftirliti og umsjón með sameign húsfélags. Eignavöktun, sérþjónusta um aðgangsstýringar og öryggismál, var kynnt til sögunnar í mars á þessu ári og hefur hlotið góðar viðtökur að sögn Páls. Bílastuð, aðstoð við húsfélög sem vilja setja upp grunnkerfi fyrir rafbílahleðslu, hefur einnig mælst vel fyrir. Páll upplýsti að búið væri að vinna um 150 úttektir og verðkannanir, auk þess sem yfir 50 húsfélög hafi þegar gert samninga við Eignaumsjón um sjálfvirka innheimtu rafhleðslunotkunar með húsgjöldum viðkomandi notenda. Glærur Páls má skoða hér.
Samskipti við stjórnir og Húsbókin
Gunnþór S. Jónsson, forstöðumaður þjónustusviðs Eignaumsjónar, stiklaði á stóru um hlutverk Eignaumsjónar sem er í raun skrifstofa húsfélaga og sér um dagleg samskipti við félagsmenn, þjónustuaðila og banka, í samræmi við þá þjónustuleið sem viðkomandi húsfélag er í. Hann ítrekaði mikilvægi skilvirkra samskipta milli Eignaumsjónar og stjórna – og að fylgt væri reglum um samþykkt reikninga og greiðslu útgjalda, svo dæmi séu nefnd. Gunnþór fór enn fremur lauslega yfir hlutverk húsfélags, stjórna fjöleignarhúsa og formanns, upplýsingaskyldu stjórna gagnvart eigendum og hlutverk skoðunarmanna ársreikninga, samkvæmt skilgreiningu lagagreina 66-73 í fjöleignarhúsalögunum.
Gunnþór kynnti einnig Húsbókina – mínar síður eigenda, sem fór í loftið í október 2020 og hefur síðan verið í stöðugri þróun. Farið er inn í Húsbókina með því að smella á flipa uppi til hægri á heimasíðu Eignaumsjónar og skrá sig inn með rafrænum skilríkjum. Sýnt var hvernig Húsbókin er aðgengileg bæði stjórnum húsfélaga og eigendum, sem og þeim sem eigendur veita umboð til að fara inn með sínum aðgangi.
Vinna áfram tölfræði tengda fjöleignarhúsum
Framsöguerindin sem flutt voru á fundinum hafa nú verið gerð aðgengileg öllum sem hafa aðgang að Húsbókinni. Að lokinni framsögu urðu líflegar umræður þegar opnað var fyrir fyrirspurnir og ábendingar, undir stjórn Höllu Mjallar Stefánsdóttur fundarstjóra.
Lokaorðin á fundinum átti framkvæmdastjóri Eignaumsjónar, Daníel Árnason. Hann sagði tilgang samkomunnar að efla upplýsingaflæði til stjórnenda húsfélaga, ekki síst þeirra sem eru að sinna stjórnarsetu í fyrsta sinn. „Við viljum halda áfram þessum hádegisfundum með stjórnum og vona ég fundurinn í dag hafi gagnast þeim sem mættu,“ sagði Daníel og áréttaði að stefnt væri að því að vinna áfram kostnaðartölfræði tengda fjöleignarhúsum og nýta til gagns fyrir viðskiptavini Eignaumsjónar.
Apr 22, 2024 | Fréttir
Tilkynnt hefur verið á vef Island.is að samhliða nýrri og endurbættri innskráningarþjónustu á vefnum hafi verið farið í útleiðingu á eldri innskráningarþjónustu ásamt Íslykli.
Lokað verður endanlega fyrir þjónustu með Íslykli 1. september nk., þegar ný innskráningarþjónusta tekur við. Hún verður bara fyrir stofnanir og sveitarfélög og því einungis í boði fyrir opinbera aðila að færa sig yfir í nýju þjónustuna.
„Þetta kallar á breytingar hjá okkur í Eignaumsjón í haust á innskráningu í Húsbókina. Íslykillinn, sem er mest notaður til innskráningar á Húsbókina í tengslum við rekstrarfélög atvinnuhúsa, dettur út en það verða áfram hægt að skrá sig inn með rafrænum skilríkum í snjallsíma en ekki í gegnum island.is,“ segir Sigurður Gauti Hauksson, sviðsstjóri tæknisviðs. Hann segir að byrjað sé að leita lausna sem geti komið í stað Íslykilsins og þegar þær liggja fyrir verða þær strax kynntar viðskiptavinum.
Nánari upplýsingar um lokun innskráningarþjónustu Island.is er að finna hér.
Jan 3, 2024 | Fréttir
Aðalfundir húsfélaga og rekstrarfélaga sem eru í þjónustu hjá Eignaumsjón hefjast mánudaginn 8. janúar 2024 og eru yfir 30 aðalfundir á dagskrá í fyrstu fundavikunni. Þegar er búið að stofna um 700 aðalfundarverkefni og að jafnaði er áætlað að halda milli 40-50 fundi vikulega fram að páskum í lok mars. Eftir páska og til aprílloka verða að jafnaði haldnir um 30 fundir á viku.
Það er búið að vera í mörg horn að líta undanfarna mánuði hjá starfsfólki Eignaumsjónar vegna undirbúnings aðalfundatímans, ekki síst hjá fundarteyminu sem er skipað þeim Gunnþóri Steinari Jónssyni, forstöðumanni þjónustusviðs, Höllu Mjöll Stefánsdóttur ráðgjafa, Sigríði Guðmundsdóttur þjónustufulltrúa og Þór Gíslasyni ráðgjafa. Um 30 fundarstjórar, starfsfólk Eignaumsjónar og verktakar, hafa verið ráðnir til að sinna fundarstjórn á aðalfundunum. Fundirnir verða flestir haldnir í fundarsölum Eignaumsjónar að Suðurlandsbraut 30, en einnig í fundarsölum úti í bæ eða í aðstöðu sem viðkomandi húsfélög leggja til.
„Það er alltaf áskorun að púsla saman fundaplani fyrir alla þessa aðalfundi og skipuleggja dagskrána, í samstarfi við formenn og stjórnir viðkomandi félaga,“ segir Þór og bætir við að til viðbótar við um 700 aðalfundi megi líka gera ráð fyrir að minnsta kosti um 60 húsfundum á fundatímabilinu.
Rafræn boðun funda öruggust
Mikið er lagt upp úr réttri boðun aðalfunda, til að tryggja að fundirnir verði löglegir og þar með bindandi fyrir viðkomandi hús- og rekstrarfélög. Boða skal til aðalfunda með minnst átta og mest 20 daga fyrirvara, með sannanlegum hætti þar sem tilgreindur er bæði fundartími, fundarstaður og dagskrá.
„Við leggjum áherslu á rafræna boðun aðalfunda hjá okkur, bæði til að tryggja að fundarboðin skili sér örugglega til viðkomandi og til að draga úr pappírsnotkun,“ segir Þór. Til að fá rafræn fundarboð þarf eigandi eða notandi að fara inn á hlekk efst til hægri á heimasíðu Eignaumsjónar – www.eignaumsjon.is og skrá sig með rafrænum skilríkjum inn í Húsbókina, mínar síður húsfélagsins.
Málefni aðalfunda
Á aðalfundi skal fyrst og fremst ræða um innri málefni félagsins; afgreiða ársreikning og kostnaðar- og húsgjaldaáætlanir, kjósa félaginu stjórn og taka ákvarðanir um næstu áfanga í starfsemi viðkomandi félags. Þór minnir jafnframt á að ef eigendur vilja að tiltekin mál verði tekin til umfjöllunar á aðalfundi, þá þurfi viðkomandi að koma skriflegri ósk þar um til stjórnar með góðum fyrirvara, til að unnt sé að geta umræddra mála í fundarboði.
„Við leggjum líka áherslu á að stjórnir og formenn fari vel yfir dagskrá aðalfunda og þau mál sem ræða þarf, s.s. viðhald og framkvæmdir, svo ákvarðanataka verði markviss og skýr. Þá skiptir sköpum fyrir löglega boðun funda að stjórnir hengi upp fundarboð í sameign og setji í póstkassa ef þarf. Við í fundateyminu sjáum svo um að senda fundarboð rafrænt til allra sem hafa skráð sig í Húsbókina og gefið þar upp netfang. Einnig sendum við í bréfpósti fundarboð til eigenda sem skráðir eru til heimilis utan viðkomandi húsfélags,“ bætir Þór við.
Aðalfundargögn aðgengileg í Húsbókinni
Tímanlega fyrir aðalfund geta eigendur nálgast fundargögn síns húsfélags í Húsbókinni. Þar má þá finna ársreikning fyrir árið 2023 og kostnaðar- og húsgjaldaáætlun fyrir árið 2024, ásamt fundarboði og öðrum gögnum sem leggja á fyrir fundinn.
Í Húsbókinni er líka leitast við að safna saman og gera aðgengileg öll helstu gögn viðkomandi húsfélags, þ. á m. eldri ársreikninga og aðalfundargögn húsfélaga sem hafa verið í þjónustu til lengri tíma hjá Eignaumsjón. Einnig er hægt að senda ýmsar þjónustubeiðnir rafrænt í gegnum Húsbókina, s.s. tilkynningar um nafnabreytingar og eigendaskipti, veita umboðshöfum aðgang að Húsbókaraðgangi, breyta heimilisfangi, óska eftir húsfélagsyfirlýsingu, senda beiðni vegna útlagðs kostnaðar og fleira.
Nov 23, 2023 | Fréttir
Fasteignaeigendur og greiðendur húsgjalda í húsfélögum hjá Eignaumsjón geta nú veitt öðrum aðgang að upplýsingum tengdum sinni eign í Húsbókinni – mínum síðum eigenda. „Breytingarnar ættu að vera fagnaðarefni fyrir aðstandendur sem taka að sér samskipti við húsfélög hjá okkur,“ segir Gunnþór Steinar Jónsson, forstöðumaður þjónustusviðs Eignaumsjónar. „Þetta kemur sér einnig vel fyrir starfsfólk fyrirtækja og félaga sem eiga fasteignir í húsfélögum sem eru í þjónustu hjá okkur, sem og skiptastjóra dánarbúa og erfingja.“
Fasteignaeigendur og greiðendur sem vilja veita umboðshafa aðgang að sínum húsbókaraðgangi, gera það með því að skrá sig inn í húsbókina og slá inn kennitölu viðkomandi og veita samþykki. Í framhaldinu getur þá umboðshafi skráð sig inn í húsbókina á sínum rafrænu skilríkjum. „Ef um aðgang að Húsbók dánarbús er að ræða gætu aðstandendur þurft að leita aðstoðar hjá þjónustuverinu okkar til að breyta aðgangsheimildum,“ áréttar Gunnþór.
„Önnur áhugaverð nýjung sem við erum búin að setja inn í Húsbókina er að stjórnir hafa nú aðgang þar að lista yfir eigendur fasteigna sem tilheyra viðkomandi húsfélagi, sem veitir stjórn á hverjum tíma betri yfirsýn og auðveldar samskipti.“
Öll helstu gögn aðgengileg
„Með tilkomu Húsbókarinnar í nóvember 2020, fyrir sléttum þremur árum, var stigið stórt skref til að bæta enn frekar þjónustu við viðskiptavini okkar,“ segir Gunnþór. Þar geta bæði eigendur og stjórnir í húsfélögum og rekstrarfélögum atvinnuhúsa séð upplýsingar um sitt húsfélags og fylgst með greiðslustöðu, hvar og hvenær sem hentar, í tölvu, spjaldtölvu eða snjallsíma. Eigendur sjá m.a. upplýsingar um húsgjöld, greiðsluseðla, fundargerðir og kröfusögu. Stjórnir hafa yfirsýn yfir daglega fjárhagsstöðu húsfélagsins; stöðu bankareikninga, útistandandi húsgjöld/framkvæmdagjöld og stöðu innheimtukrafna allra greiðenda. Þá er hægt að tilkynna nafnabreytingar, eigendaskipti og breytingar á heimilisfangi í Húsbókinni, óska eftir húsfélagsyfirlýsingu vegna sölu á fasteignum, senda inn beiðnir fyrir útlögðum kostnaði og virkja afslætti sem standa viðskiptavinum Eignaumsjónar til boða. Þegar við á eru eftirlitsskýrslur vegna Húsumsjónarþjónustu Eignaumsjónar einnig aðgengilegar stjórnum í Húsbókinni.
„Nú styttist í tíma aðalfunda hús- og rekstrarfélaga og má því líka nefna að í aðdraganda aðalfunda eru öll fundargögn aðgengileg í Húsbókinni. Ég vil líka hvetja eigendur til að haka við beiðni í Húsbókinni um að fá sent rafrænt aðalfundarboð, það eykur skilvirkni fundarboðunar. Í Húsbókinni er enn fremur hægt að nálgast ársreikninga, kostnaðaráætlanir, tryggingarskírteini og ýmis gögn sem snúa að viðhaldi og framkvæmdum viðkomandi húsfélags,“ bætir Gunnþór við.
Fleiri endurbætur á döfinni
Samhliða breytingunum núna hefur leit í Húsbókinni verið endurbætt og textar samræmdir til að hafa allt notendaviðmót sem fljótvirkast og þægilegast. Notandi þarf ávallt að skrá sig þegar farið er inn í Húsbókina úr nýju tæki eða tölvu en til hagræðis helst aðgangur virkur í 35 daga í viðkomandi tæki. Innskráning í Húsbókina er aðgangsstýrð með rafrænum skilríkjum í snjallsíma eða með íslykli, til að tryggja að einungis þeir sem eiga rétt á að skoða umrædd gögn hafi aðgang að þeim.
„Það er markmið okkar að efla Húsbókina enn frekar á næsta ári, enda er það trú okkar að greinargóðar og aðgengilegar upplýsingar auki virði fasteigna. Við viljum að eigendur í húsfélögum og atvinnuhúsum sem eru í þjónustu okkar njóti þess,“ segir Gunnþór að lokum.
