Ný og glæsileg fundaraðstaða Eignaumsjónar á Suðurlandsbraut 30 hefur fengið afar jákvæðar viðtökur meðal viðskiptavina, að sögn forstöðumanns þjónustusviðs fyrirtækisins. Sérstök áhersla var lögð á þægindi og aðstöðu fundargesta, sem endurspeglast í rúmgóðu skipulagi, fullkomnum tæknibúnaði og faglegri umgjörð fundarsalanna. Aðgengi er til fyrirmyndar með nægum bílastæðum.

„Viðtökurnar hafa farið fram úr okkar björtustu vonum. Frá áramótum erum við búin að halda hátt á þriðja hundrað af þeim ríflega þúsund hús- og aðalfundum sem eru á döfinni fram á vor og hafa þeir almennt gengið mjög vel,“ segir Gunnþór S. Jónsson, forstöðumaður þjónustusviðs.

Aukin þjónusta til að mæta þörfum húsfélaga

Fundartímabilið frá janúar til maí kallar á gott skipulag, fagleg vinnubrögð og vandaða framkvæmd. Eignaumsjón byggir á yfir 20 ára reynslu, sterku teymi sérfræðinga og þessari nýju fundaraðstöðu sem gerir fyrirtækinu kleift að takast á við verkefnið á farsælan og árangursríkan hátt. Lögð er rík áhersla á að aðalfundir húsfélaga fari fram á skilvirkan og árangursríkan hátt, með aukinni áherslu á undirbúning, framkvæmd og fyrirkomulag funda, sem og vandaðan frágang fundargerða og fylgigagna.

„Sú nýjung að vera almennt ekki með prentuð fundargögn til að draga úr pappírsnotkun er að mælast vel fyrir en hægt er að kynna sér fundargögnin á Húsbókinni fyrir fund og eins eru gögnin kynnt vel á fundunum. Þá eru fundargerðir alla jafnan aðgengilegar á Húsbókinni nokkrum dögum eftir aðalfund og mörg húsfélög eru líka að nýta sér það að halda aðalfundi á laugardögum.

„Laugardagsfundir eru nýjung hjá okkur sem er að skapa eigendum meiri sveigjanleika og auðveldar mörgum að mæta á aðalfund,“ segir Gunnþór og áréttar jafnframt mikilvægi þess að stjórnir yfirfari með góðum fyrirvara þau gögn sem leggja á fram á aðalfundi og  gleymi ekki að hengja upp aðalfundarboð í sameign húsfélagsins. Aðeins þannig sé boðun aðalfundar löglega framkvæmd og því má alls ekki gleymast að hengja fundarboð upp í sameign!

-Það er augljóslega mikil áhersla hjá ykkur á að bæta þjónustuna. Hvernig eruð þið að safna ábendingum frá viðskiptavinum?

„Við viljum alltaf bæta okkur og tökum fagnandi á móti öllum ábendingum, hvort sem er í tölvupósti, síma eða á netspjalli. Þá erum við nú að gera þjónustukönnun meðal stjórna húsfélaga eftir aðalfundi til að heyra hvernig þeim líður. Við hlökkum til að sjá niðurstöðurnar og nýta þær til að bæta þjónustu okkar enn frekar.“

Öflug teymisvinna og fagmennska í fyrirrúmi

Öll þjónusta Eignaumsjónar miðar að því að mæta auknum óskum viðskiptavina, létta störf stjórna húsfélaga og veita þeim sem víðtækastan stuðning í sínum störfum. Lykilþáttur í góðri þjónustu eru skilvirk samskipti og góð upplýsingagjöf og þar spilar Húsbókin – mínar síður eigenda sífellt stærra hlutverk.

„Við hvetjum alla okkar viðskiptavini til að skrá sig í Húsbókina, ekki bara til að fá fundarboð send rafrænt heldur líka til að geta fylgst með öllu sem snýr að starfsemi húsfélagsins og hafa á hverjum tíma yfirsýn yfir stöðu sinna mála, segir Gunnþór.“

„Að baki þjónustunni stendur reynt og sérhæft starfsfólk okkar. Fundarstjórar, fjármálaráðgjafar, bókarar, gjaldkerar og öflugt þjónustuver vinna saman að því að tryggja trausta og faglega þjónustu, svo stjórnir húsfélaganna geti einbeitt sér að stefnumótandi ákvörðunum á meðan við sjáum um daglegan rekstur og höldum utan um starfsemina,“ segir forstöðumaður þjónustusviðs Eignaumsjónar og horfir björtum augum til framtíðar.

„Með því að sameina framúrskarandi þjónustu, nýja fundaraðstöðu og aukinn stuðning við húsfélög er Eignaumsjón sterkari en nokkru sinni fyrr til að mæta þörfum viðskiptavina.“