Ríflega 1.200 aðalfundir húsfélaga og rekstrarfélaga eru á dagskrá hjá Eignaumsjón eftir áramót og fram til maíloka 2026, eða um 300 fleiri aðalfundir en á fundatímabilinu í fyrra. Þar munar mestu um félög sem voru hjá Rekstrarumsjón, sem flest eru í Hafnarfirði. Búið er að leigja tvo fundarsali við Bæjarhraun til afnota fyrir þessi félög á aðalfundatímabilinu, sem byrjar mánudaginn 12. janúar 2026.
Meginvettvangur aðalfunda félaga sem eru í þjónustu hjá Eignaumsjón verður í nýlegum fundarsölum fyrirtækisins á Suðurlandsbraut 30 í Reykjavík, en einnig í sameignum húsfélaga og fundarsölum í þeirra nærumhverfi, s.s. í skólum, safnaðarheimilum og hjá íþróttafélögum.
Sjö fundarsalir hjá Eignaumsjón – tveir í Hafnarfirði og fimm í Reykjavík
„Um 70% aðalfundanna 2026 verða í fundarsölum Eignaumsjónar. Við bjóðum upp á mjög góða fundaraðstöðu í fimm 12-120 manna sölum í bakhúsinu á 2. hæð á Suðurlandsbraut og nú er einnig verið að útbúa fundaraðstöðu við Bæjarhraun 6 í Hafnarfirði, þar sem Rekstrarumsjón var til húsa. Þar verða tveir salir, 25 og 40 manna, þar sem verður áfram í boði að halda aðalfundi fyrir félög í Hafnarfirði sem voru í þjónustu hjá Rekstrarumsjón,“ segir Þór Gíslason, sem er að undirbúa aðalfundadagskrána 2026, ásamt Höllu Mjöll Stefánsdóttur, Ingibjörgu Önnu Björnsdóttur, Sigríði Guðmundsdóttur og Tinnu Jónsdóttur.
„Meginviðfangsefnið þessa dagana er að raða hús- og rekstrarfélögum niður á fundarsali og fundardaga, frá janúarbyrjun til loka maímánaðar. Fundir á virkum dögum verða haldnir kl. 17 og 19, mánudaga til fimmtudaga og á laugardögum kl. 10, 12 og 14. Húsfélög, sem verið hafa í þjónustu hjá Rekstrar- eða Eignaumsjón, verða á þeim tíma og dögum sem þau hafa áður verið á, en ný félög eru sett á fundartíma sem eru lausir á tímabilinu. Ef stjórnir telja einhverra hluta vegna þörf á að færa til aðalfundinn er mjög mikilvægt að koma þeim upplýsingum sem allra fyrst til Eignaumsjónar,“ bætir Þór við.
Stjórnir húsfélaga hugi tímanlega að undirbúningi aðalfunda
Þá hvetur fundateymi Eignaumsjónar stjórnir hús- og rekstrarfélaga til að huga tímanlega að undirbúningi aðalfundarins. Stjórnir fá senda tilkynningu um aðalfund um 30 dögum fyrir fund og þá er mjög mikilvægt að svör berist sem fyrst frá stjórn um að fundartími henti, eða að fram komi tillaga um annan fundartíma ef þess er þörf, ásamt upplýsingum um önnur fundarefni ef eru, til viðbótar við hefðbundna dagskrá aðalfundar.
„Ég vil líka benda á að tími fyrir hvern aðalfund er tveir klukkutímar að hámarki, sem takmarkar fjölda annarra mála sem hægt er að koma fyrir í dagskrá aðalfundar. Við mælum almennt með því að taka ekki fleiri en 1-2 mál til umræðu og afgreiðslu, til viðbótar við hefðbundna aðalfundardagskrá. Þetta fer auðvitað eftir flækjustigi mála en 25 ára reynsla segir okkur að umræður um framkvæmdir, rafbílahleðslu, húsreglur og dýrahald geta tekið mjög langan tíma og því hæpið að setja mörg slíkt mál aukalega á dagskrá á aðalfundi. Mál, sem snúa t.d. að stórum viðhaldsframkvæmdum, er mun skynsamlegra að taka fyrir á sér húsfundi,“ segir Þór Gíslason og áréttar að lokum að langir aðalfundir hafi tilhneigingu til að missa marks þegar „fundarþreyta“ er komin í gesti.