Búið er að halda 60% af þeim 1.250 aðalfundum húsfélaga sem eru á dagskrá hjá Eignaumsjón á aðalfundatíðinni 2026, sem hófst í byrjun janúar og lýkur í maílok. Jafnframt er nú búið að halda ríflega helming húsfunda sem áætlað er að halda á aðalfundatímabilinu.
Ef horft er til fjölda fundavikna er fundatíðin hálfnuð, þar sem 10 fundavikur af 20 eru búnar. Staðan er heldur betri ef horft er til fjölda funda því það eru bara eftir um 40% af þeim aðalfundum og húsfundum sem eru á áætlun fram til 28, maí næstkomandi.
Lykillinn er gott skipulag og sveigjanlegir verkferlar
„Fundir hafa almennt gengið vel miðað við umfang verkefnisins í kjölfar fjölgunar nýrra húsfélaga hjá okkur og aukins flækjustigs sem fylgir því að skipuleggja fundarhöld á tveimur starfsstöðvum, á Suðurlandsbraut 30 í Reykjavík og í Bæjarhrauni 6 í Hafnarfirði, ásamt fjölda funda sem haldnir eru ýmist í sameignum húsfélaga eða í sölum í þeirra nærumhverfi,“ segir Þór Gíslason, ráðgjafi í fundarteymi Eignaumsjónar.
„Verkefni sem þetta gæti ekki með nokkru móti gengið upp nema með góðu starfsfólki, sveigjanlegu skipulagi og verkferlum sem eru í stöðugri þróun,“ segir Þór, aðspurður um hvernig hafi gengið að púsla þessu öllu saman. Hann áréttar jafnframt að stöðugt sé verið að nýta tæknina til að einfalda og stytta verkferla og bæta upplýsingamiðlun, bæði til eigenda í þeim hús- og rekstrarfélögum sem eru í þjónustu hjá Eignaumsjón, sem og til allra þeirra sem koma að undirbúningi og stýra fundunum.
„Þar vil ég hrósa sérstaklega öflugum 30 manna hópi fundarstjóra, sem samanstendur af 19 verktökum hjá okkur og 11 starfsmönnum, sem gegna lykilhlutverki í því að fundirnir gangi vel hjá okkur.“
Tímanleg svör og greinargóðar upplýsingar skipta sköpum
Aðkoma stjórna húsfélaga að undirbúningi og skipulagi aðalfunda er einnig mjög mikilvæg,“ segir Þór. „Tímanleg svör og upplýsingar frá stjórnum um tímasetningu og dagskrá aðalfundar skipta sköpum í að tryggja löglega boðun aðalfunda og að dagskrá aðalfundarboðs sé lýsandi, þannig að eigendur átti sig á umfangi og kostnaði við þau verkefni og framkvæmdir sem taka á til umfjöllunar og afgreiðslu á fundum. Þar gildir að því ýtarlegri sem upplýsingarnar eru frá stjórn, því betur náum við að stilla upp dagskrá aðalfundar.“
Að lokum minnir Þór á mikilvægi þess að stjórnir yfirfari bæði ársreikning og tillögur að kostnaðar- og húsgjaldaáætlun frá Eignaumsjón „og komi athugasemdum, spurningum og breytingum á framfæri við okkur tímanlega fyrir fund svo hægt sé að gera leiðréttingar og breytingar á fundargögnum fyrir fund. Það leiðir til mun skilvirkari aðalfunda og hjálpar til við að svara spurningum eigenda á aðalfundum,“ segir ráðgjafinn Þór Gíslason hjá Eignaumsjón að lokum.