Húsbók Eignaumsjónar hefur verið hluti af þjónustu fyrirtækisins við eigendur og stjórnir húsfélaga frá árinu 2020. Hún hefur nú verið uppfærð með ýmsum nýjum möguleikum, einkum fyrir stjórnir húsfélaga.
„Við kynntum Húsbókina til sögunnar árið 2020 með það að markmiði að gera eigendum og stjórnum húsfélaga auðveldara að nálgast upplýsingar um húsfélagið sitt” segir Gunnþór S. Jónsson, forstöðumann þjónustusviðs Eignaumsjónar, um tilurð Húsbókarinnar.
“Við vildum færa upplýsingarnar nær notendum og skapa einn sameiginlegan aðgangsstað þar sem hægt væri að nálgast gögn og upplýsingar um húsfélagið á einfaldan og öruggan hátt. Síðan þá hefur Húsbókin þróast töluvert og við höfum smám saman bætt við nýjum upplýsingum og möguleikum.“
Áhersla á að bæta frekar upplýsingagjöf til stjórna
„Húsbókin er fyrst og fremst upplýsingavefur fyrir eigendur og stjórnir. Eigendur geta þar nálgast upplýsingar og gögn sem tengjast sínu húsfélagi, en stjórnir hafa jafnframt aðgang að ítarlegri upplýsingum sem tengjast stjórnun og rekstri,” segir Gunnþór. Hann bætir við að áhersla er lögð á að Húsbókin sé ekki bara geymslustaður fyrir gögn heldur gagnlegt verkfæri sem auðveldar fólki að finna þær upplýsingar sem það þarf.
“Í uppfærslunni núna var lögð áhersla á að bæta aðgengi stjórna að upplýsingum um fjármál og önnur gögn húsfélagsins. Helstu nýjungarnar fela í sér skýrari aðgreiningu á fjármálaupplýsingum frá öðrum gögnum húsfélagsins til að gera aðgang stjórna bæði skýrari og einfaldari. Meðal annars hefur flipanum „Stjórnargögn“ verið skipt upp í annars vegar „Stjórn – fjármál“ og hins vegar „Stjórn – gögn“.
Dagleg uppfærsla á stöðu bankareikninga
„Stjórnir geta nú svo til í rauntíma fylgst með stöðu bankareikninga húsfélagsins, sem uppfærast sjálfkrafa daglega. Einnig er hægt að skoða hvern bankareikning fyrir sig og sjá hreyfingar á reikningnum. Stjórnir geta líka skoðað kröfur á húsfélagið, bæði greiddar og ógreiddar, og nálgast reikninga, viðhengi og samþykktir sem tengjast greiddum kröfum,” bætir Gunnþór við og áréttar að þessar nýjungar veiti stjórnum einfaldlega betri yfirsýn yfir fjármál húsfélaga og auðveldi stjórnum að nálgast þær upplýsingar sem þær þurfa.“
Betri aðgangur að eigandalista og húsfélagsyfirlýsingum
„Undir flipanum “Stjórn-gögn” geta stjórnir nú meðal annars nálgast upplýsingar Eignaumsjónar um eigendur í húsfélaginu. Stjórnir geta nú líka sjálfar uppfært eigendalistann í Húsbókinni, ” segir Gunnþór.
“Við höfum líka gert húsfélagsyfirlýsingar aðgengilegri. Eignaumsjón útbýr slíkar yfirlýsingar meðal annars við sölu eigna og nú eru allar útgefnar húsfélagsyfirlýsingar aðgengilegar stjórn á einum stað í Húsbókinni. Þar koma fram upplýsingar um greiðslustöðu hússjóðs, væntanlegar framkvæmdir og fleira.“
Húsbókin – upplýsingar þegar þeirra er þörf
Húsbókin er ekki bara staður þar sem upplýsingar eru geymdar – hún er leið Eignaumsjónar til að gera upplýsingar aðgengilegri og þjónustuna betri. “Tölfræði, sem sýnir notkun Húsbókarinnar í hverju félagi, er því áhugaverð nýjung sem við höfum mikinn áhuga á. Þar er meðal annars hægt að sjá fjölda heimsókna og notenda á tilteknu tímabili og hvaða síður og efnisþættir eru mest skoðaðir,” segir Gunnþór og áréttar að Húsbókin er verkefni sem lýkur í raun aldrei.
“Við teljum að gott aðgengi að upplýsingum sé mikilvægur þáttur í góðri þjónustu við húsfélög. Stjórnir eru að sinna mikilvægu hlutverki og þurfa oft að taka ákvarðanir sem byggja á upplýsingum um fjármál, eigendur, framkvæmdir og rekstur húsfélagsins. Þá skiptir máli að upplýsingarnar séu aðgengilegar þegar þeirra er þörf.
Húsbókin á að einfalda þetta – bæði fyrir stjórnir og eigendur. Með nýju tölfræðinni fáum við líka betri upplýsingar um hvernig Húsbókin er notuð og það mun hjálpa okkur að taka næstu skref,” segir Gunnþór S. Jónsson, forstöðumaður þjónustusviðs Eignaumsjónar að lokum.