,

Tími aðalfunda runninn upp

Aðalfundir hús- og rekstrarfélaga er stór hluti af þjónustu Eignaumsjónar. Þeir hafa mikla þýðingu í starfsemi hvers félags enda er aðalfundur oft eini vettvangur skoðanaskipta í sumum félögum.

Aðalfundur húsfélags skal lögum samkvæmt haldinn ár hvert fyrir lok aprílmánaðar og þar skal tryggja að mál verði tekin fyrir og til lykta leidd. Til aðalfundar skal boða með minnst átta og mest 20 daga fyrirvara og tilgreina fundartíma, fundarstað og dagskrá. Þar skal geta þeirra mála sem ræða á og meginefnis tillagna sem leggja á fyrir fundinn.

Íbúðaeigendur sem vilja koma málum eða tillögum á dagskrá aðalfundar þurfa að láta stjórn vita af því skriflega með góðum fyrirvara. Mikilvægt er einnig að stjórn og formaður viðkomandi húsfélags fari vel yfir fyrirhugaða dagskrá og mál sem ræða þarf, s.s. viðhald og framkvæmdir, svo ákvarðanataka verði markviss og skýr.

Góður undirbúningur tryggir betri fund!

Ársreikningur 2019 er unninn af Eignaumsjón í aðdraganda aðalfundar og sendur stjórn til samþykktar. Ársreikningurinn er jafnframt lagður fyrir skoðunarmann húsfélagsins fyrir fund til yfirferðar og áritunar. Einnig er stillt upp drögum að kostnaðar- og húsgjaldaáætlun fyrir árið 2020 og þau send stjórn fyrir aðalfund til samþykktar. Áætlunin byggist á rekstrarsögu húsfélagsins og því er mikilvægt að stjórnir láti Eignaumsjón vita ef ráðast á í fjárfrekar aðgerðir, svo tryggt sé að kostnaður vegna þeirra skili sér inn í rekstraráætlunina.

Skýrsla stjórnar/formanns, sem er stutt upprifjun á starfsemi húsfélagsins á síðastliðnu starfsári, er ýmist kynnt á aðalfundi eða rædd samhliða yfirferð ársreiknings þar sem gerð er grein fyrir starfi stjórnar og helstu fjárhæðum í rekstri húsfélagsins á liðnu ári.

Það er mjög gott ef stjórnir eru búnar að tryggja framboð formanns, stjórnar og skoðunarmanns fyrir aðalfundi húsfélaga. Það sparar bæði fundartíma og tryggir að ekki þurfi að grípa til þess að slíta fundi og boða til nýs fundar, eins og lög gera ráð fyrir ef ekki næst að manna stjórn á aðalfundi!

Aðalfundargögn á MÍNAR SÍÐUR

Tímanlega fyrir aðalfund geta íbúðaeigendur nálgast fundargögn síns húsfélags á MÍNAR SÍÐUR á heimasíðu Eignaumsjónar, www.eignaumsjon.is. Þar er ársreikningur 2019 og kostnaðar- og húsgjaldaáætlun fyrir árið 2020 aðgengileg, ásamt fundarboði og fleiri gögnum ef berast frá stjórn eða þurfa þykir.

Að lokum skal áréttað að Eignaumsjón reynir markvisst að draga úr pappírsnotkun í tengslum við aðalfundi og aðra starfsemi félagsins. Viðskipavinir okkar sem kjósa pappírslaus samskipti geta tilkynnt það til Þjónustuvers Eignaumsjónar, annað hvort með netspjalli á www.eignaumsjon.is eða í síma 585-4800, eða þá með tölvupósti á thjonusta@eignaumsjon.is