,

Undirbúningur aðalfunda kominn á fullt skrið hjá Eignaumsjón

Senn líður að tíma aðalfunda hús- og rekstrarfélaga en aðalfund skal halda fyrir lok aprílmánaðar ár hvert. Aðalfundir eru stór hluti af þjónustu Eignaumsjónar og hafa mikla þýðingu í starfsemi hvers félags. Þar skal tryggja að mál sem brenna á eigendum séu tekin fyrir og til lykta leidd, enda er aðalfundur oft eini vettvangur skoðanaskipta hjá sumum félögum og því er mikilvægt að þar fái allar raddir að njóta sín.

Alls voru haldnir 411 aðalfundir hús- og rekstrarfélaga á vegum Eingaumsjónar á árinu sem er að líða. Útlit er fyrir að þeir verði allt að 450 á næsta ári. Undirbúningur þeirra er þegar hafinn. Á næstunni mun starfsfólk Eignaumsjónar hafa samband við formenn og stjórnir húsfélaga í þjónustu hjá félaginu, til að fara yfir boðun og framkvæmd aðalfundar viðkomandi húsfélags.

Góður undirbúningur skilar betri fundi

Til að aðalfundir gangi sem best er mikilvægt að stjórn og formaður viðkomandi húsfélags fari vel yfir fyrirhugaða dagskrá og þau mál sem ræða þarf, s.s. viðhald, framkvæmdir og önnur mál svo ákvarðanataka verði markviss og skýr. Íbúðaeigendur, sem vilja koma málum á dagskrá aðalfundar þurfa að láta stjórn vita af því skriflega með góðum fyrirvara.

Ársreikningur 2019 er unninn af Eignaumsjón í aðdraganda aðalfundar og sendur stjórn til samþykktar. Ársreikningurinn er jafnframt lagður fyrir skoðunarmann húsfélagsins fyrir fundinn, til yfirferðar og áritunar. Eignaumsjón stillir einnig upp drögum að kostnaðar- og húsgjaldaáætlun fyrir árið 2020 og sendir til stjórnar fyrir aðalfund til samþykktar. Áætlunin byggist á rekstrarsögu húsfélagsins. Því er mikilvægt að stjórn láti Eignaumsjón vita ef ráðast á í fjárfrekar aðgerðir þannig að tryggt sé að þær skili sér inn í rekstraráætlunina.

Skýrsla stjórnar/formanns,sem er stutt upprifjun á starfsemi húsfélagsins á síðastliðnu starfsári er ýmist kynnt á aðalfundi eða rædd samhliða yfirferð ársreiknings, þar sem gerð er grein fyrir öllum fjárhæðum í rekstri húsfélagsins. Mikilvægt er að tryggja framboð til formanns og meðstjórnenda fyrir aðalfund. Ef ekki næst að manna stjórn á aðalfundi verður að slíta fundi og boða til nýs fundar, sem yrði þá ekki haldinn fyrr en í maí 2020.

Gögn aðalfundar á MÍNAR SÍÐUR

Til aðalfundar skal boða með minnst átta og mest 20 daga fyrirvara. Þar skal tilgreina fundartíma, fundarstað og dagskrá og geta þeirra mála sem ræða á sem og meginefnis þeirra tillagna sem leggja á fyrir fundinn.

Tímanlega fyrir aðalfund 2020 geta íbúðaeigendur nálgast fundargögn síns húsfélags á MÍNAR SÍÐUR á heimasíðu Eignaumsjónar, www.eignaumsjon.is. Þar verður ársreikningur 2019 aðgengilegur, kostnaðar- og húsgjaldaáætlun fyrir árið 2020, fundarboð og fleiri gögn, ef þurfa þykir.

Eignaumsjón undirbýr fundargögn fyrir aðalfundi og leggur þeim félögum til starfsmann sem samið hafa um þá þjónustu. Starfsmaður Eignaumsjónar stýrir oftast fundi, skýrir ársreikning, kostnaðar- og húsgjaldaáætlun næsta árs og ritar einnig fundargerð á minni fundum. Að lokum skal áréttað að aðstaða fyrir allt að 40 manna fundi er í boði á skrifstofu Eignaumsjónar, án endurgjalds.

Ef stjórnir húsfélaga eru með óskir um tiltekna dagsetningu, tíma og/eða staðsetningu fyrir sinn aðalfund er gott að koma þeim óskum sem fyrst á framfæri við Eignaumsjón á netfangið thjonusta@eignaumsjon.is.